FAQ Übersicht:

• HANSALOG Services GmbH
• Outsourcing generell
• Leistungen der HANSALOG Services
• Vertraglichen Rahmenbedingungen
• Informationstechnologie (IT)
• Datensicherheit
• Entgeltabrechnung
• Personalverwaltung
• Zeitwirtschaft
• Travelmanagement
• Betrieblichen Altersversorgung
• Branchenlösung KFZ-Handel

HANSALOG Services GmbH

Wie lange gibt es die HS schon? Das Unternehmen ist bereits seit über 30 Jahren in Göppingen aktiv. Zunächst hieß das Unternehmen Göppinger Datenservice. Bis heute sind beinahe alle Kunden aus dieser Zeit bei uns geblieben!

Gibt es weitere Standorte? Ja, die gibt es. Da wir die Rechenzentrums-Ressourcen zwar zentral in Göppingen halten, die Betreuung unserer Kunden jedoch persönlich Vorort organisieren, haben wir früh weitere Standorte geschaffen. Neben Göppingen sind wir in Duisburg, Löhne, Neuenkirchen und München tätig.

Für welche Kundengröße/Zielmärkte bietet HANSALOG Services ihre Leistungen an? Wir sind auf mittelständische Kunden spezialisiert, die in unterschiedlichsten Branchen vertreten sind. Unsere Abrechnungssoftware unterliegt keinen Beschränkungen hinsichtlich bestimmter Tarife. Wir beschränken uns jedoch ganz bewusst auf den Mittelstand, also auf Kunden mit bis zu 1000 Mitarbeitern. Bei diesen Kunden können wir unsere Dienstleistungs-Philosophie tatsächlich leben, und diese Kunden fühlen sich wohl bei uns.

Was macht HANSALOG Services aus? Im Vergleich zu den Großen der Branche, wie z.B. ADP oder TDS, sind wir ein kleiner Spezialanbieter, der einen sehr flexiblen, persönlichen und qualitativ hochwertigen Service bietet. Die tägliche Arbeit findet Vorort in Kundennähe statt, die Services sind auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet. Gleichwohl bieten wir eine Servicebandbreite an, die normalerweise nur von den Großen der Branche geleistet werden kann. Von der Entgeltabrechnung über die Zeitwirtschaft, bis hin zur Personalverwaltung. Zudem haben wir ein eigenes Reisebüro für unsere Travelmanagement-Kunden und eine Abteilung für die Vermittlung und Verwaltung von Versicherungsverträgen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung. Diese Leistungs-Bandbreite anzubieten und gleichzeitig die hohen Qualitätsansprüche unserer Kunden zu erfüllen, das ist unsere große Stärke und gleichzeitig unser wichtigstes Alleinstellungsmerkmal.

Gibt es die Möglichkeit Referenzkunden zu besuchen? Ja, das ist sicher möglich. Viele unserer Kunden sind gerne bereit, Kollegen aus anderen Unternehmen für Fragen zur Zusammenarbeit mit HANSALOG Services zur Verfügung zu stehen. Wir geben unseren Interessenten immer zwei Referenzen. Einen Kunden, der schon über Jahre von uns betreut wird, und einen Kunden, der die Umstellung idealerweise gerade erst beendet hat. Das sind zwei völlig unterschiedliche Phasen, auch hinsichtlich der Betreuung, insofern kann ein solches Gesprächsangebot ein sehr gutes und umfassendes Bild unserer Servicebereitschaft und Servicefähigkeit bieten.

Outsourcing generell

Ist Outsourcing der Entgeltabrechnung generell sinnvoll? Nein, das ist nicht der Fall. Etliche Faktoren spielen hier eine Rolle. Die Komplexität der Abrechnung, die Verteilung des internen Wissens hinsichtlich der Abrechnungen, die Veränderungsnotwendigkeiten bei der Technik, der Software und ggf. den Abrechnungsmodalitäten und vieles mehr.

Die wichtigsten 5 Gründe nennen, warum sich Kunden für Outsourcing bei HANSALOG Services entschieden haben? Die eine Kundengruppe – und die nimmt immer mehr zu – sind die Kunden, die von einem anderen Dienstleister zu uns kommen. Die Gründe sind meist klar. Zum einen war der mittelständische Kunde ständig im Nachteil im Vergleich zu den Großkunden des Anbieters, zum anderen sind gerade den kleinen Kunden die versteckten Kosten bzw. die ständigen Preiserhöhungen zu viel geworden. Die Leistung wird somit über die Jahre zu teuer. Die andere Gruppe entscheidet sich erstmalig für das Outsourcing der Entgeltabrechnung aus folgenden Gründen:

• Unzufriedenheit mit der existierenden Abrechnungssoft (Ein neues Lizenzmodell wäre jedoch zu teuer, daher Outsourcing!)
• Die interne Betreuung ist durch Pensionierung oder Weggang des Sachbearbeiters nicht mehr gewährleistet.
• Die Datensicherheit bei personenbezogenen Daten soll erhöht werden. Die Vorschriften des aktuellen Datenschutzgesetzes kann ein mittelständisches Unternehmen kaum noch erfüllen.
• Das Wissen über die Abrechnung liegt bei nur einer Person im Hause. Diese Abhängigkeit soll vermieden werden.
• Die Sachbearbeiter sollen weitere Aufgaben im Hause übernehmen. Eine neue Kraft einzustellen, wäre jedoch zu teuer.
• Die Personalarbeit soll modernisiert und erweitert werden. Das erfordert den Fokus der Mitarbeiter auf diese Themen. Ein Teiloutsourcing ist dann ein guter Weg.
• In einigen Fällen sind es auch die internen Kosten zur Erstellung der Entgeltabrechnung. Wenn diese Kosten deutlich zu hoch sind, dann gibt es auch Entscheidungen rein aus Kostengründen. Das ist allerdings eher die Ausnahme.

Brauche ich beim Fullservice noch eigenes Entgeltwissen im Hause? Im Grunde nicht. Bei größeren mittelständischen Betrieben ist das allerdings gewünscht, da man den Mitarbeitern weiterhin direkt die Fragen beantworten möchte, die hinsichtlich der Entgeltabrechnung entstehen. Allerdings können auch in dem Fall die Kapazitäten in diesem Wissensbereich deutlich verringert werden, was sich bei den Personalkosten natürlich auswirkt.

Wer übernimmt beim Outsourcing die Haftung für Fehler beispielsweise in der Sozialversicherung? Die Fullservice-Kunden können aufgrund mangelnden fachlichen Wissens in diesem Fachbereich die Abrechnung nicht mehr auf Richtigkeit prüfen. In diesem Fall übernehmen wir natürlich die Haftung für die durch uns verursachten Schäden.

Ist die externe Erstellung der Entgeltabrechnung immer preiswerter, als die interne? Ja, das ist der Fall, zumindest bei den Kunden in den Größenordnungen, die wir betreuen. Wenn Sie nicht mindestens einige tausend Abrechnungen monatlich erstellen müssen, können Sie als mittelständische Personalabteilung nicht die Strukturen schaffen, die eine wirklich effiziente Bearbeitung möglich machen. Dabei sind insbesondere folgende Themen zu nennen: Pfändungen, Altersteilzeit, Kurzarbeit, Bescheinigungen, Auswertungen, Plankosten-Hochrechnungen, und weitere ähnliche Themen. Hier ist ein Spezialanbieter eindeutig im Vorteil, nicht bei der schlichten Erfassung der Stammdaten.

Wenn wir kein eigenes Entgeltwissen mehr im Hause haben, wer spricht dann in Problemfällen mit dem Finanzamt, den Sozialversicherungen, oder anderen Behörden? Bei den Fullservice-Kunden übernehmen wir diese Aufgabe.

Bekommen wir entsprechende Unterstützung bei Prüfungen der Behörden? Ja, wir unterstützen in diesen Fällen sehr umfassend.

Wer beantwortet die Fragen der Mitarbeiter, wenn kein internes Entgeltwissen mehr vorhanden ist? In diesem Fall – also beim Fullservice – beantworten wir die Fragen ihrer Mitarbeiter. Dabei müssen einige Rahmenbedingungen hinsichtlich des Datenschutzes eingehalten werden, aber die Betreuung ihrer Mitarbeiter ist in jedem Fall gewährleistet.

Leistungen der HANSALOG Services

Haben Sie eine Übersicht über alle angebotenen Leistungen?

Kann ich bei HANSALOG Services auch nur die modernen Software-Pakete nutzen, ohne weiterführende Dienstleistungen zu beauftragen? Ja, das können Sie. Unser Servicepaket „Professional Systemservice“ ist dafür gedacht. Hier nutzen unsere Kunden für alle oben aufgeführten Themenbereiche nur die Software im sogenannten ASP-Modus, den Rest machen Sie als Kunde selber. Und sollte mal etwas nicht klappen, sind wir natürlich trotzdem für sie da!

Wie betreut HANSALOG Services ihre Kunden? Gibt es eine Hotline? Eine Hotline gibt es bei uns nicht. Sie werden bei uns nicht mit einem „Ticket-System“ konfrontiert. Alle Kunden haben einen Ansprechpartner, der mit Durchwahl erreichbar ist. Auch ein Stellvertreter ist bekannt, der in das monatliche Geschäft mit dem Kunden ständig involviert ist, so dass er immer die Aufgabe auch vollständig übernehmen kann. Durch unsere regionale Präsenz betreuen wir unsere Fullservice-Kunden oftmals auch Vorort.

Gibt es ausschließlich standardisierte Servicepakete oder lassen sich auch individuelle Vereinbarungen treffen? Natürlich sind die Standard-Servicepakete nur als Orientierung zu verstehen. Im Einzelfall wird immer wieder auf besondere Rahmenbedingungen beim Kunden reagiert. Das gilt übrigens auch für die laufende Zusammenarbeit. Auch dabei sind wir sehr flexibel und reagieren schnell auf gewünschte Veränderungen.

Auf welcher Produktbasis erbringt HANSALOG Services Ihre Dienstleistungen? Natürlich nutzen wir für die Entgeltabrechnung und die Reisekostenabrechnung die bewährten Produkte aus dem Hause HANSALOG aus Ankum, bei Osnabrück. Millionen Entgeltabrechnungen werden Monat für Monat mit diesem System erstellt. Für die anderen Dienstleistungsbereiche nutzen wir allerdings auch Produkte anderer Hersteller, die wir für unsere Kunden integriert haben. Das Motto „alles aus einer Hand“ wird bei uns Realität.

Brauche ich als Kunde noch eine Personalabteilung, wenn ich mich für den Fullservice entscheide? Das hängt sicher von der Größe Ihres Unternehmens ab. Für Kunden ab 100 Mitarbeiter empfehlen wir durchaus, noch entsprechendes Wissen vorzuhalten. Sowohl die Personalverwaltung und das Personalmanagement (bei größeren Mittelständlern), als auch das Vertragswesen sind wichtige Themen. Bei kleineren Kunden übernehmen wir auch zu diesen Themen die wichtigsten Aufgaben. Dann benötigen Sie kein Spezialwissen mehr im eigenen Hause.

Vertraglichen Rahmenbedingungen

Wie sieht das Preismodell von HANSALOG Services, werden Festpreise angeboten? Ja, bei uns werden alle Leistungen mit Festpreisen angeboten. Das Risiko, immense Kosten schon während der Umstellungsphase tragen zu müssen, gibt es für unsere Kunden nicht.

Muss ich mich für eine bestimmte Mindestvertragslaufzeit verpflichten? Nein, das müssen Sie nicht. Es gibt Kunden, die darauf Wert legen, dann ist das auch für uns in Ordnung. Aber wenn Sie Verträge dieser Art lieber ohne Mindestlaufzeit vereinbaren, dann ist das für uns in Ordnung.

Gibt es bei jährliche Preiserhöhungen? Unglaublich, aber wahr: Die letzte Preiserhöhung für die laufenden Gebühren gab es bei uns vor 10 Jahren. Das ist also ein durchaus langer Zeitraum mit beständigen Preisen. Wir behalten diese Preispolitik so bei, denn das ist für unsere mittelständischen Kunden ein wesentlicher Baustein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Wie schnell kann ich vertraglich vereinbarte Servicelevel verändern? Eine Veränderung der vereinbarten Servicelevel ist jederzeit möglich. Hier sind Sie bei uns im Falle einer Reduzierung des Servicelevels nicht an die üblichen Kündigungsfristen gebunden. Im Falle einer Erhöhung des Servicelevels – beispielsweise durch einen plötzlichen Ausfall Ihrer Sachbearbeitungskapazitäten – reagieren wir sofort und übernehmen diese wichtige Aufgabe für Sie.

Informationstechnologie (IT)

Benötige ich noch eigene IT-Systeme im Hause? Nein, für die von uns bereitgestellten Softwarepakete benötigen Sie kein internes Gerät.

Was muss unsere interne IT-Abteilung noch machen? Sie muss zu Beginn des Projektes lediglich mit uns gemeinsam dafür sorgen, dass über Ihre hauseigene Firewall eine sichere Verbindung zu unserem Rechenzentrum geschaffen wird. Alles andere passiert dann zwischen der Personalabteilung und unseren Spezialisten.

Ist die Verbindung sicher? Es handelt sich um sogenannte VPN-Verbindungen, die als äußerst sicher einzustufen sind. Sollten Sie die hier üblicherweise eingesetzten Sicherheitsstandards erhöhen wollen, können wir die Zugänge auch mit modernen Zertifikatslösungen erweitern.

Hat jeder Kunden einen eigenen Server, getrennt von allen anderen Kundeninstallationen? Ja, das haben Sie. Für jeden Kunden, unabhängig von der Größe, wird ein separater Server aufgesetzt, um die Sicherheit zu gewährleisten, die unsere Kunden erwarten.

Brauchen wir in der Personalabteilung auch technisches Wissen? Nein, das benötigen Sie nicht. Weder für mögliche Probleme bei den monatlichen Aktivitäten wie Echtabrechnung und aller erforderlichen Meldungen, noch für den Jahreswechsel brauchen Sie noch technisches Verständnis. Alle erforderlichen technischen Aktivitäten werden von unseren Spezialisten erledigt.

Wir haben eine Zeitwirtschaft, mit der wir zufrieden sind. Können Sie die Daten daraus übernehmen? Ja, das ist möglich.

Die Daten aus der Entgeltabrechnung müssen monatlich in unsere FIBU übertragen werden. Ist das möglich? Ja, das ist möglich, egal welche FIBU Sie einsetzen.

Können wir von jedem gewünschten PC aus auf Ihre Systeme zugreifen? Ja, das ist möglich.

An wen wenden wir uns, wenn wir technische Probleme haben? Sie können sich immer an Ihren Ansprechpartner, oder auch an den Stellvertreter wenden, egal um welches Thema es sich handelt. Sie müssen nicht entscheiden, um welche Art Probleme es sich handelt.

Wir möchten auch unsere Zeitwirtschaft erneuern, kann man die bestehenden Terminals übernehmen? Das ist durchaus möglich, kann allerdings nur dann verbindlich beantwortet werden, wenn Sie uns den Hersteller nennen und uns die genauen Modellbezeichnungen geben.

Datensicherheit

Erhöht sich durch Outsourcing nicht auch generell die Gefahr, dass diese wichtigen Daten in die falschen Hände geraten? Etliche Studien belegen mittlerweile, dass personenbezogene Daten im eigenen Hause einer größeren Missbrauchsgefahr ausgesetzt sind, als wenn diese Daten außerhalb des Unternehmens verwaltet bzw. gespeichert werden. Ein absoluter Zugangsschutz ist innerhalb des Unternehmens nicht möglich, beim externen Dienstleister sind diese Daten absolut sicher vor unberechtigtem Zugriff.

Kann jeder zugelassene User auch alle Daten sehen? Nein, das ist in der Regel nicht gewünscht. Bei jedem User kann sehr fein – bis auf Feldebene – entschieden werden, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf, und auch wer welche Daten nur sehen darf.

Wer ist für Änderungen am Berechtigungskonzept zuständig? In der Regel der Personalleiter, bzw. der Projektleiter auf Kundenseite. Wichtig dabei ist, dass Änderungen in diesem Bereich nur schriftlich erfolgen dürfen.

Halten Sie als Dienstleister alle Regelungen, die in der aktuellen Datenschutzverordnung stehen ein? Ja, das ist bei uns der Fall.

Wie oft werden die Daten gesichert? Mindestens einmal täglich werden alle Daten gesichert. Bei Kunden, die bei uns auch die Zeitwirtschaft nutzen, werden die Daten nach jedem Schichtwechsel gesichert.

Werden Ihre Mitarbeiter regelmäßig über dieses wichtige Thema informiert? Jedes Jahr gibt es eine interne Datenschutz-Belehrung, durchgeführt vom Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie als Kunde die Zugangsdaten für unseren Kundenbereich haben, können Sie sich die aktuelle „Verpflichtungserklärung nach §5 Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG)“ herunterladen.

Entgeltabrechnung

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Welche wesentlichen Leistungsmerkmale bietet Ihre Software?

• Abrechnung aller Tarife und Branchen
• Akkordberechnung (firmenindividuell)
• Schwerbehindertenberechnung und -meldung
• Kurzarbeitergeld
• Bescheinigungswesen
• Bildung von Wertguthaben
• Berechnung von Altersteilzeit
• Berechnung von Pfändungen
• Abbildung aller Durchführungswege der bAV
• Lohnsteueranmeldung mit ELSTER
• Monats-DEÜV im E-Mail-Verfahren
• Ausgabe der Personaldaten für die Steuerprüfung
• Gesetzliche Auswertungen und Meldungen
• Verdiensterhebungen und Statistiken
• Statistikmanager für die Erstellung von Auswertungen
• Archivierung, elektronische Personalakte
• Automatisches Abrechnungs- und Meldewesen
• Alle Versteuerungsformen
• Office-Anbindung
• Wahlfreie Eingabe von Warngrenzen
• Automatisiertes Führen und Abrechnen aller variablen Daten (Provisionen, Zulagen, Zeiten, usw.)
• Automatisierte Weitergabe der Daten an die verbundenen Systeme, wie z. B. die Finanzbuchhaltung

Wenn ich mich für den Fullservice entscheide, was muss ich dann hinsichtlich der Entgeltabrechnung noch selber machen? Natürlich sind wir in diesem Bereich bemüht, dass Sie so wenig wie möglich selber machen müssen. Aber es gibt doch einige Dinge, die können wir Ihnen nur schlecht abnehmen. Folgende Aktivitäten bleiben in der Regel beim Kunden:

• Lieferung der monatlichen Veränderungsdaten (Stammdaten, Bewegungsdaten, …)
• Abstimmung der Änderungen im Tarifvertrag bzw. der Änderungen in der Betriebsvereinbarung mit dem zuständigen Projektleiter des Auftragnehmers
• Koordinierung der Anfragen der Arbeitnehmer und Rentner (der PL des Auftragnehmers ist für die fachlich korrekte Beantwortung verantwortlich)
• Freigabe sämtlicher erforderlicher Überweisungen

Wer spricht beim Fullservice mit den Behörden und Sozialversicherungsträgern? Das machen die Spezialisten der HANSALOG Services für Sie.

Wer unterstützt uns bei Prüfungen der Finanzbehörden und der Sozialversicherungsträger? Das machen die Spezialisten der HANSALOG Services für Sie.

Wenn wir die Sachbearbeitung weiterhin im eigenen Hause durchführen möchten, aber trotzdem unabhängig von der einzigen Fachkraft sein möchten, ist dann der Teilservice die richtige Wahl? Das ist richtig. Beim Teilservice kümmern wir uns um alle systemrelevanten Einstellungen, die richtige Schlüsselung der Lohnarten, wir führen die Echtabrechnung durch und sorgen für sämtliche Meldungen. Ihre Fachkraft gibt sämtliche Daten ein, erstellt Bescheinigungen und sorgt für eine die korrekte Sachbearbeitung. Im Falle eines plötzlichen Ausfalls der Fachkraft, können wir aufgrund unserer detaillierten Kenntnisse Ihrer Abrechnungsdetails sofort die Arbeit übernehmen.

Wie erfolgt die Kommunikation zwischen uns und Ihrem Hause? Das ist entsprechend einer individuellen Vereinbarung zwischen dem Ansprechpartner von HANSALOG Services und dem Ansprechpartner des Kunden zu regeln. Es gibt hier sehr unterschiedliche Kundenvorstellungen, die wir nach Möglichkeit realisieren. Das oberste Gebot ist hier jedoch immer die Datensicherheit und die Effizienz. Die Daten dürfen nur einmal eingegeben werden, ansonsten sind wir in diesem Bereich sehr flexibel.

Wie bekommen wir die Abrechnung von Ihnen zugestellt? Gibt es weitere Unterlagen, die monatlich verschickt werden? Das „Monatspaket“ wird mit dem Kunden vereinbart. Die Abrechnungen werden meist inkl. des Doppeldrucks zum Kunden geschickt. Allerdings ist eine Zusendung der Abrechnungen an die Mitarbeiter möglich. Eine weitere Möglichkeit ist die „Selfservice-Option“, so dass die Mitarbeiter die Abrechnungen elektronisch abrufen. Sie sehen, bei so vielen Möglichkeiten ist eine individuelle Zusammenstellung des Monatspakets durchaus sinnvoll.

Haben Sie eine graphische Darstellung der gesamten Abläufe?

Personalverwaltung

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Welche wesentlichen Leistungsmerkmale bietet Ihre Software?

• Personalinformation
• Auswertungen
• Personalverwaltung
• Sachmittelverwaltung
• Personalkostenhochrechnung
• Bewerbermanagement
• Office-Anbindung
• Mustertextgenerator
• Erfolgsstatistik (pro Stelle/Medium)
• Stellenverwaltung
• Stellenplanung
• Personalentwicklung
• Anforderungsprofilerstellung
• Kompetenzmanagement
• Automatischer Abgleich der Bewerberdaten mit dem Anforderungsprofil
• Potenzialerkennung und -verwaltung
• Seminarverwaltung
• Anbieterverwaltung
• Kostenverwaltung
• Ergebnis- und Qualitätsbeurteilung
• Organigramm
• Unternehmensorganisation

Muss ich alle Module kaufen, wenn ich z.B. nur die Personalverwaltung einsetzen möchte? Nein, dass müssen Sie nicht. Sie bezahlen nur monatlich, was Sie auch tatsächlich nutzen.

Ich habe heute etliche Excel-Listen, mit deren Hilfe wir das Personal verwalten. Haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Personalverwaltung in Ihrem System anzubieten, und die Daten aus den Excel-Dateien zu importieren? Ja, das ist möglich. Unsere Personalverwaltung ist ein sehr umfassendes Tool, mit dem unsere Kunden die Mitarbeiterverwaltung äußerst effizient bearbeiten können.

Bieten Sie auch Unterstützungsleistungen in den Bereichen Personalbeurteilung, Personalentwicklung, Seminarwesen und z.B. dem Bewerbermanagement? Ja, das ist auch möglich. Allerdings sind unsere Leistungen hier immer sehr systembezogen. Sollten Sie grundsätzlich Bedarf haben, die oben genannten Themen einzuführen und benötigen dazu professionelle Hilfe, dann empfehlen wir Ihnen zunächst unsere Kooperationspartner, die ausgezeichnete Referenzen zu den jeweiligen Fachgebieten aufweisen können. Wenn die konzeptionelle Arbeit gemacht ist, setzen wir die erarbeiteten Ideen dann in der Software um.

Zeitwirtschaft

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Welche wesentlichen Leistungsmerkmale bietet Ihre Software?

• Zeiterfassung
• Verschiedenste Arbeitszeitmodelle umsetzbar
• Ampelkonten z. B. zur Vermeidung von Überstunden
• Infopaket für Schichtleiter
• Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung
• Automatisierte Weitergabe der Daten an die Entgeltabrechnung sowie Finanzbuchhaltung
• Betriebsdatenerfassung
• Zutrittskontrolle, verschiedene Kontrollverfahren
• Parkraumüberwachung
• Doppelbenutzungssperre
• Sicherheitsleitstand
• Personaleinsatzplanung
• Personalbedarfsplanung
• Personalkostenplanung
• Kantinenabrechnung
• Auswertungs-Generator
• Statistikmanager
• Archivierung
• Workflow-System für Antrags- und Genehmigungsverfahren

Welcher Servicelevel wird in diesem Bereich am häufigsten gebucht? In der Zeitwirtschaft wird meist nur der ASP-Level gebucht, denn die Kunden arbeiten sich in der Regel soweit in die Software ein, dass alle notwendigen Arbeiten selber erledigt werden können. Natürlich mit Ausnahme der Parametrierungen, die werden dauerhaft von Spezialisten der HANSALOG Services erledigt.

Wir setzen bereits eine ältere Zeitwirtschaft ein. Kann man die bestehenden Terminals übernehmen? Das ist durchaus möglich, kann allerdings nur dann verbindlich beantwortet werden, wenn Sie uns den Hersteller nennen und uns die genauen Modellbezeichnungen geben.

Brauchen wir noch einen Zeitbeauftragten? In mittelständischen Unternehmen kommt diese Position ohnehin nur selten vor. Allerdings benötigen Sie diese Position nicht mehr. Alle Aufgaben können entweder durch die Führungskräfte Vorort, oder von unseren Spezialisten erledigt werden.

Können wir Auswertungen selber aus dem System erzeugen? Sie können nach sehr kurzer Einarbeitung alle gewünschten Auswertungen aus der Software erzeugen.

Travelmanagement

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Brauche ich dann noch ein Reisebüro? Nein, sofern Sie den Servicelevel „Travelmanagement“ buchen, sind sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit einer Reise enthalten, inkl. aller erforderlichen Buchungen. Die HANSALOG Services hat dazu ein eigenes Reisebüro gegründet.

Welche wesentlichen Leistungsmerkmale bietet Ihre Software?

• Gesetzliche und interne Regelungen werdenautomatisch beachtet
• Eingaben auch bequem über das Internet möglich(z. B. Außendienstmitarbeiter, Service-Mitarbeiter)
• Belege vom Kreditkartenimport
• Die Dienstreisekosten lassen sich prozentual auf Kostenstellen und -träger verteilen und direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben.
• Der gesamte Informationsfluss rund um Dienstreisen wird dokumentiert
• Eine umfangreiche Controlling-Funktion ermöglicht beliebige Auswertungen
• Automatisierter Datenabgleich mit Daten anderer Anwendungen
• Lohnarten-Übergabe an die Entgeltabrechnung
• Datenübermittlung an das Zahlungsmodul
• Individuelle Vergabe von Profilen: Mitarbeiter, Führungskraft, Reisestelle, Finanzbuchhaltung, Controlling und mehr
• Den Profilen werden Prozesse und Zuständigkeiten zugeordnet

Was sind die häufigsten Gründe, warum sich Kunden für diesen Servicelevel entscheiden? Die Gründe sind natürlich immer unterschiedlich. Aber folgende Gründe, bzw. Ziele werden immer wieder genannt:

• Transparenz hinsichtlich aller anfallenden Reisekosten
• Reduzierung des internen Aufwands
• eduzierung des Reisevolumens durch die Nutzung unserer Rahmenverträge (bei vergleichbaren Projekten betrug die Kostenreduzierung 15 – 20 %)
• Sicherheit hinsichtlich der Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften
• Investitionssicherheit durch langfristige Preisstabilität

Gibt es auch mehr als eine Abrechnung pro Monat? Ja, das ist ohne weiteres möglich.

Muss die Auszahlung über Lohn/Gehalt erfolgen, oder kann auch eine separate Auszahlung stattfinden? Eine separate Auszahlung über die Finanzbuchhaltung ist die am häufigsten eingesetzte Lösung. Eine Auszahlung über die normale Entgeltabrechnung ist aber auch möglich.

Gibt es Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung? Ja, wir können Schnittstellen zu jeder beliebigen FIBU bereitstellen.

Wie geben die Reisenden die Eckdaten zu ihren Reisen ein? Die Mitarbeiter greifen auf eine Maske zu, die über einen Browser zu erreichen ist. Hier tragen Sie ein wann sie das Haus verlassen haben, wann sie zurückgekehrt sind und listen die entsprechenden Belege auf. Mehr ist vom Mitarbeiter nicht notwendig.

Werden die Belege zu Ihnen geschickt? Sofern Sie nicht nur die Reisekosten-Software nutzen möchten, sondern wir quasi einen Fullservice im Bereich der Reisekosten anbieten können, werden die Belege zu uns geschickt. Wir archivieren sämtliche Belege und bewahren die Originale für Sie auf.

Haben unsere Mitarbeiter einen Ansprechpartner bei Ihnen, der sie während der Reise betreut, falls es zu Problemen kommt? Ja, das ist immer sichergestellt. Die Mitarbeiter bekommen mit den Reiseunterlagen auch die Kontaktdaten einer Betreuerin, die in solchen Fällen mit Rat und Tat zur Seite steht.

Betrieblichen Altersversorgung

Können Sie uns die wichtigsten Gründe nennen, warum Kunden Sie damit beauftragen? Zunächst sind wir keine Versicherung. Das Auftreten und die Vertriebsvorgehensweise unterscheidet sich schon deutlich vom Vertriebsdruck der Versicherer. Des Weiteren können wir die Mitarbeiter aufgrund unserer Kenntnisse der Entgelt-Details viel gezielter und besser beraten. Der Mitarbeiter wird einfach kompetenter und besser beraten.

Beraten Sie uns zu allen möglichen Durchführungswegen? Ja, wir können Sie in allen Bereichen der betrieblichen Altersversorgung kompetent beraten. Von der einfachen Direktversicherung für die Mitarbeiter, bis hin zur komplexen Versorgung des Gesellschafter-Geschäftsführers ist alles möglich. Hier ist zunächst die Frage zu beantworten, was wird gebraucht und was passt zum Einzelfall.

Beinahe alle Unternehmen haben schon etwas gemacht hinsichtlich dieses Themas. Die Teilnahmequoten der Mitarbeiter sind trotzdem meist gering ausgefallen. Warum soll das bei Ihnen anders sein? Wir haben im Laufe der Jahre ein spezielles Vorgehensmodell entwickelt, welches nur durch unsere Verbindung zum Entgeltbereich möglich wurde. Dieses Vorgehensmodell erklären wir nicht in der typischen Versicherungssprache, sondern wir kommen als Partner der Personalabteilung auf den Betriebsrat und auf die Mitarbeiter zu, und erläutern in jedem einzelnen Fall ein sinnvolles Versorgungsmodell. Im Rahmen eines Vorgesprächs stellen wir Ihnen gerne dieses Vorgehensmodell vor.

Erhält jeder Mitarbeiter tatsächlich eine individuelle Beratung? Ja, jeder Mitarbeiter, der das auch möchte, erhält eine solche Einzelberatung.

Brauche ich dann noch einen Versicherungsvertreter, oder einen Makler zum Abschluss eines konkreten Vertrages? Nein, den benötigen Sie nicht mehr. Durch unsere Rahmenverträge mit den besten Versicherern für dieses Thema können wir Ihre Mitarbeiter bis zum Abschluss eines Vertrages betreuen.

Erstellen Sie für uns auch alle Dokumente, die zur rechtlichen Absicherung des Unternehmens wichtig und notwendig sind? Ja, wir helfen mit, alle erforderlichen Dokumente die zur rechtlichen Absicherung des Unternehmens notwendig sind zu erstellen, und entsprechend der rechtlichen Vorschriften abzulegen. Dies ersetzt jedoch keine rechtliche Beratung. Wir sorgen gemeinsam mit Ihnen dafür, dass Sie Ihrer Informationspflicht, aber auch Ihrer Dokumentationspflicht nachkommen!

Stehen Sie unseren Mitarbeitern auch nach dem Abschluss eines Vertrages zur Verfügung? Ja, das ist richtig. Wir bieten uns immer wieder an, Vorort in Ihrem Hause persönliche Gespräche zu führen.

Wie hoch sind nach Ihrer Erfahrung die Teilnahmequoten und wie hoch ist dann die Einsparung bei den Lohnnebenkosten? Die Teilnahmequoten sind natürlich sehr unterschiedlich, aber wir haben schon Kunden betreut, in denen die Abschlussquote bei 80% lag. Meist ist es so, dass wir in unseren Projekten die Lohnnebenkosten-Einsparung genau so hoch realisieren konnten, wie die Kosten für die gesamte Entgelt-Dienstleistungen lagen.

Branchenlösung KFZ-Handel

Unser Partner, die GiPsy Beratungsgesellschaft für Personal und Organisation GmbH hat sich spezialisiert auf die leistungsorientierte Vergütung im Autohaus.

Die GiPsy Beratungsgesellschaft arbeitet dabei seit Jahren eng mit Herstellern, Importeuren und Händlern der Automobilbranche zusammen.

Auf dieser Basis wurde die Software GiPsy ProVision für eine leistungsorientierte Vergütung im Verkauf und GiPsy SerVision für eine leistungsorientierter Vergütung im After Sales Bereich entwickelt.

Mithilfe der GiPsy Softwarelösungen wird der Monatsverdienst der Verkäufer unter Berücksichtigung von Fixum, Garantiegehalt, Prämien, Finanzdienstleistungen und Zielvereinbarungen ermittelt. Im After Sales stehen flexible Vergütungsmodelle für praktisch alle Servicemitarbeiter zur Verfügung. Die Ergebnisse werden zur Durchführung der vollständigen Entgelt-Ermittlung und Gehaltsabrechnung aller Mitarbeiter des Autohauses automatisch an HANSALOG Services weitergeleitet.

Link zu Gipsy, unser Parnter für den KFZ-Handel

Was ist das Besondere an dieser Branchenlösung, im Vergleich zu Ihren sonstigen Servicepaketen? In der Regel werden wir damit beauftragt, die Entgeltabrechnung für unsere Kunden monatlich zu erstellen. Das Thema „Entgelt-Ermittlung“ wird im Hause des Kunden durchgeführt. Das bedeutet, dass der Kunde uns die Gehaltsveränderungen und die variablen Gehaltsbestandteile im Vorfeld der Echtabrechnung mitteilt, damit wir die Werte entsprechend erfassen und abrechnen können. Das Besondere ist hier: In diesem Fall übernehmen wir für unsere Kunden aus dem KFZ-Handel nicht nur die Abrechnung der Gehälter, sondern auch die komplette Entgelt-Ermittlung, bzw. die Ermittlung der Provisionen für die Verkäufer und für die Servicemitarbeiter.

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Welches sind die wichtigsten Leistungsmerkmale der Software? Mehrdimensionale Vergütungsmodelle lassen sich auf die individuellen Voraussetzungen im Autohaus exakt anpassen. Zeitnahe und transparente Abrechnungen auch bei komplexen Vergütungsregelungen tragen zur besseren Motivation bei. Ganz nebenbei wird das Controlling erheblich erleichtert. Große und kleine Autohäuser profitieren gleichermaßen von der effizienten Verknüpfung von Vergütungsmodelle, Vergütungsermittlung und Entgeltabrechung praktisch aus einer Hand.

Können Sie uns die wichtigsten Vorteile nennen, warum sich Ihre Kunden für diese Lösung entschieden haben? Die Kunden berichten nicht nur über spürbare Einsparungen in der Ermittlung der Prämien und Provisionen, sonder auch über steigende Erträge durch die motivierende Vergütungsmodelle. Das Steuern von Vertriebs- und Serviceleistungen führt zu spürbar besseren Ergebnissen. Das damit verbundene Controlling ermögliche bessere unternehmerische Entscheidungen.

Ihre Vorteile beim Einsatz von GiPsy ProVision, der Software für den Vertriebsbereich:

• Freie Definition von Vergütungsvereinbarungen im Verkauf
• Steigerung der Erträge im Verkauf
• Vereinfachte Verkaufssteuerung und effektives Vertriebscontrolling
• Spürbare Vorteile im Prämienmanagement
• Bessere Erträge durch ein integriertes Gebrauchtwagen-Management
• Erhebliche Effizienzsteigerung in der gesamten Vertriebsabwicklung
• Deutliche Einsparungen bei den Provisionsabrechnungen
• Automatische Überwachung der Zielvereinbarungen
• Bessere Nutzung von Synergien in mehreren Betriebsstätten

Ihre Vorteile beim Einsatz von GiPsy SerVision, der Software für den Servicebereich:

• Automatische und zeitnahe Ermittlung aller Servicekennzahlen
• Freie Definition von Vergütungsvereinbarungen im Service
• Durchgängige Verknüpfung aller Serviceinformationen
• Konsequente Förderung der Teamorientierung im Service
• Bequeme Abwicklung der leistungsorientierten Vergütung
• Automatische Überwachung von Zielvereinbarungen
• Einfache Handhabung bei Prämienvereinbarungen
• Bessere Nutzung von Synergien in mehreren Betriebsstätten