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Mitarbeiterportal

Immer alles im Blick!

...sind für uns als Personalverantwortliche immer wieder ein bedeutendes Thema. Insbesondere dann, wenn wir mal wieder “ganz schnell” aktuelle Kennzahlen, Übersichten und Einsichten liefern sollen, die wir uns dann mühsam zusammensuchen. Man muss bei den meisten Tools fast schon IT-Kenntnisse haben, um dieser Aufgabe gerecht zu werden. Gerade hier liefern wir Ihnen eine große Anzahl an praxiserprobten Auswertungen. Und wenn es dann ganz individuell werden muss, können Sie auf einen “Lohndaten-Generator” zurückgreifen, der recht einfach zu bedienen ist und eine Vielzahl an möglichen Verdichtungsvarianten anbietet.

Gehaltsprognose nach Organisationseinheit ohne Arbeitgeberkosten

Auswertungen

Ist-Kosten nach Organisationseinheit inkl. Arbeitgeberkosten

Auswertungen

...passiert auch heute noch in vielen Unternehmen über E-Mail. Der Aufwand ist damit für jede Stellenausschreibung enorm. Mit unserem Bewerbermanagement sind Sie in der Lage mit nur drei Masken, die kinderleicht zu bedienen und zu überblicken sind, alle eingehenden Bewerbungen effizient und sicher zu managen. Zudem gehören Sie damit zu den wenigen innovativen Unternehmen, die nicht nur ihren Personalsachbearbeiterinnen, sondern auch den Bewerbern einen Komfort hinsichtlich der Bewerberkommunikation bieten können. Dieser hebt Sie positiv vom Rest der Unternehmen ab. Das schafft Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern und einen tollen ersten Eindruck bei Ihren Bewerbern!

Übersichtliche Darstellung der Bewerbungen

Bewerbermanagement

Bewerbungsansicht

Bewerbermanagement

...ist Monat für Monat für die Verantwortlichen eine mühselige Aktivität. Jedes Detail muss stimmen, es darf nichts vergessen werden. In zahlreichen Dateien und E-Mails werden dem Lohnabrechner alle Veränderungsdaten zur Verfügung gestellt - meist noch unter einem enormen Zeitdruck, denn die Überweisungen müssen pünktlich raus. Damit ist jetzt Schluss. Unsere Lohndaten-Protokolle beinhalten sämtliche abrechnungsrelevanten Lohndaten und werden quasi nebenbei produziert. Ihre Mitarbeiter in der Personalabteilung haben einfach mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Zudem freut sich der Wirtschaftsprüfer: er bekommt sämtliche Daten in Form eines strukturierten Protokolls geliefert.

Lohndatenaufbereitung

Lohndatenaufbereitung

...gezielt anstoßen und kontrollieren, ist ein Wunsch vieler unserer Kunden. Daher haben wir zahlreiche gute Ideen gesammelt und daraus “praxiserprobte und leicht anzuwendende Prozesse” für unterschiedlichste Aufgaben definiert. Ob es um das Stellen eines Antrages geht, um die Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder um die Aufgaben einer Führungskraft - überall hilft das System mit, damit Sie bestmöglich bei der Erledigung Ihrer Aufgaben unterstützt werden.

...sollen natürlich möglichst einfach gestaltet sein. Wir können Ihnen versichern, dass ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft bei uns keinerlei Schulungen benötigt, um seine Aufgaben im System zu erledigen. Die Sachbearbeiter benötigen lediglich eine kurze Einweisung für den Personalstamm, die Lohndatenaufbereitung und das Bewerbermanagement. Ansonsten ist das System selbsterklärend. Lediglich für den Administrator ist eine umfangreichere Einweisung in die Möglichkeiten des Systems erforderlich. Dies erfolgt gemeinsam mit unserem Berater im Rahmen der Einführung des Systems. Und diese Einführung, die in wenigen Tagen zu schaffen ist, bieten wir Ihnen zu einem Festpreis an. Das schafft Vertrauen!

…ist dann sinnvoll umsetzbar, wenn administrative Wiedervorlagen und Benachrichtigungen nicht mühsam beschafft werden müssen, sondern wenn auf die wichtige Informationen automatisch und fristgerecht hingewiesen wird. Das von uns entwickelte Wiedervorlagen-, Aufgaben- und Beobachtungsmanagement stellt genau das sicher. In den unterschiedlichsten Bereichen werden Sie und Ihre Mitarbeiter ständig informiert, wo eine Aktivität erforderlich ist bzw. wo eine wichtige Information für Sie bereitgestellt wurde. Das erhöht die Geschwindigkeit Ihrer Ablaufprozesse erheblich.

Internes Benachrichtungssystem

Informationsmanagement

Mitarbeiter stellen sich vor

Informationsmanagement

...ist ein wichtiger Bestandteil unserer HR-Arbeit. Nur wenn ich immer und überall ohne große Hürden auf alle für meinen Arbeitsbereich wesentlichen Daten zugreifen kann, bin ich bei allem was ich mache, schnell und sicher. Daher gibt es bei uns eine sehr fein steuerbare Berechtigungssystematik, damit tatsächlich jeder verantwortliche HR-Mitarbeiter, aber auch alle Führungskräfte immer alle Daten einsehen können. Natürlich nur in dem Umfang, den Sie für wichtig und notwendig halten.

Übersichtliche Darstellung aller Personalstämme

Daten-Management

Detailansicht eines Personalstammes

Daten-Management

Personalstamm aus Sicht der Führungskraft

Daten-Management

...hört sich viel einfacher an als es tatsächlich ist. E-Mail ist bekanntlich kein Weg, um hier eine gute und hinreichende Funktionstiefe zu bieten. In Ermangelung geeigneter Möglichkeiten in den Unternehmen, beginnen die Mitarbeiter immer häufiger damit, interne Themen über externe Tools wie z. B. WhatsApp oder Skype zu verteilen und zu diskutieren. Das kann nicht im Sinne der Unternehmen sein. Daher haben wir ein äußerst effizientes und einfaches Set an Kommunikationstools geschaffen, damit das Wissen im Unternehmen bleibt und nicht auf irgendwelchen Cloud-Servern irgendwo auf der Welt abgelegt wird.

Kommunikationsmöglichkeiten im Mitarbeiterportal

Wissen teilen

Das HANSALOG Mitarbeiterportal ist eine Software-Lösung für sämtliche Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, die direkt mit den Menschen im Unternehmen zu tun haben. Mit dem HANSALOG Mitarbeiterportal werden so nicht nur typische HR-Aufgaben, wie die Stammdatenverwaltung oder das Bewerbermanagement abgedeckt, sondern auch Themen wie Datenschutz oder die Mitarbeiterkommunikation. Die einfache und intuitive Bedienung ist auch für ungeübte Nutzer motivierend und sorgt so für eine hohe Mitarbeiterbeteiligung an den notwendigen Verwaltungs-Prozessen.

Informationen und Screenshots zu den jeweiligen Themenbereichen des Mitarbeiterportals finden Sie hier:

Daten-Management Bewerbermanagement Lohndatenaufbereitung HR-Prozesse Auswertungen Informations-Management Wissen teilen Administration und Bedienbarkeit

Die Administration des HANSALOG Mitarbeiterportals kann sehr leicht mit einer kurzen Einweisung von maximal einem Tag erlernt werden. Danach erfolgen zwei Tage zur Übernahme der Daten und zur Einrichtung der Workflows. Das erfolgt natürlich gemeinsam mit einem unserer HR-Profis. Wir begleiten Sie bei der Einführung des HANSALOG Mitarbeiterportals ganz nach Ihren individuellen Erfordernissen.

Nun kann es losgehen! Sowohl die Mitarbeiter der Personalabteilung, die Führungskräfte als auch die einzelnen Mitarbeiter haben Zugriff auf ihre ganz individuellen Apps in Ihrer Oberfläche und werden sich ohne Mühe an den von Ihnen definierten HR-Prozessen beteiligen.

Probieren Sie es aus – Sie werden staunen!


Themenbasierte Apps im online HR-App-Store

Apps sind darauf auslegt in wenigen einfachen Schritten gewünschte Ergebnisse zu liefern. Diese Idee haben wir bei der Entwicklung unserer webbasierten App-Lösung stets verfolgt, um eine anwenderfreundliche und leicht zu bedienende Nutzeroberfläche zu schaffen. So wurden themenverwandte Prozesse jeweils zu einer eigenen App zusammengefasst und der Funktionsumfang auf das nötigste beschränkt. Der Kunde wählt somit lediglich die Apps aus dem HR-App-Store aus, die er auch wirklich benötigt und nutzen möchte. Die Bedienbarkeit und der Maskenaufbau sind dabei stets identisch und ohne Umstellung nutzbar.


Flexibler Einsatz bei jeder Unternehmensgröße

Das Mitarbeiterportal ist ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens einsetzbar und orientiert sich strikt am tatsächlichen Bedarf des Kunden und seiner HR-Prozesse. Neben den minimalen Startkosten wird der laufende Betrieb zu Festpreisen angeboten. Eine komfortable Datenübernahme ermöglicht die zeitnahe Einführung des Systems im Unternehmen. Jeder Mitarbeiter erhält einen personalisierten Zugang zur Anwendung, die ohne Schulung sofort nutzbar ist.


Alle Informationen an einem Ort

Jede Führungskraft kann jederzeit und überall selbstständig die wichtigsten Informationen über ihre Mitarbeiter abrufen – egal ob am Smartphone, Tablet, Mac oder PC. Die abteilungsübergreifende Kommunikation wird so nachhaltig gefördert, da der Wissensaustausch barrierefrei und dadurch schneller und umfassender erfolgt. Die Reduzierung des administrativen Aufwands hat zur Folge, dass das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit spürbar verbessert – durch Innovation und Schnelligkeit und nicht ausschließlich durch Kosteneinsparungen.

 

Auszug der aktuellen Apps

Online-Präsentation anfordern

Themenbasierte App-Pakete (separat buchbar)

Basispaket Personal

Apps

  • Personalstamm
  • Wiedervorlagen
  • Auswertungen
  • Fuhrpark
  • Sachmittel
  • Organigramm
  • On- / Offboarding
  • Lohndatenaufbereitung

Funktionen

  • Übersichtliche Verwaltung Ihrer Mitarbeiter
  • Elektronische Dokumentenverwaltung zum Upload mitarbeiterbezogener Dokumente
  • Erfassung der Urlaubskonten Ihrer Mitarbeiter
  • Erfassung der Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter
  • Darstellung der Gehaltsentwicklung
  • Dynamische Wiedervorlage zur Erinnerung zahlreicher bevorstehender Ereignisse
  • Visualisierung der Organisationsstruktur mit Mitarbeiterzuordnung
  • Erfassung von Fahrzeugen
  • Fahrzeugzuweisung mit automatischer Lohndatenprotokollierung bei 1% Versteuerung
  • Automatische Kennzeichnung entgeltrelevanter Änderungen
  • Lohndatenaufbereitung auf Knopfdruck
  • Erfassung von Sachmitteln
  • Sachmittelzuweisung
Bewerber-Paket

Apps

  • Bewerberverwaltung
  • Interne Stellen*
  • Multi-Posting
(* nur in Verbindung mit dem Mitarbeiter-Paket nutzbar)

Funktionen

  • Verwaltung Ihrer Stellenausschreibungen
  • Veröffentlichung relevanter Stellenausschreibung auf Karriereseite Ihres Unternehmens
  • Veröffentlichung von internen Stellenausschreibungen
  • Standard-Karriereseite
  • Schnittstelle für individuelle Karriereseite
  • Dynamisches Bewerberformular für Ihre Homepage
  • Erfassung und Upload der Bewerbungsunterlagen durch Bewerber
  • Versand automatischer Eingangsbestätigungen
  • Übersichtliche Verwaltung Ihrer Bewerbungen
  • Individuelle Bewerbungsworkflows
  • Freischaltung ausgewählter Bewerbungen für Entscheidungsträger
  • Erinnerung für Personalabteilung für nicht fristgerecht bearbeitete Weitergaben
  • Bewerberkorrespondenz durch E-Mail Versand
  • Massenbearbeitung (z. B. Absagen von ungeeigneten Bewerbern)
  • Chronologische Dokumentation alle Aktionen pro Bewerbung
Führungskräfte-Paket

Apps

  • Mein Team
  • Abwesenheiten
  • Anträge
  • Seminare
  • Feedback
  • Krankmeldungen

Funktionen

  • Detaillierte Teamsicht
  • Resturlaubsliste
  • Gehaltsentwicklung
  • Interner Werdegang
  • Übersicht der Abwesenheiten
  • Individuelle Freigabe der Elektronischen Dokumentenverwaltung
  • Übersicht der zugewiesenen Inventare (Sachmitte & Fuhrpark)
  • Erfassung von Mitarbeiterfeedback
  • Erfassung von Seminaren
  • Investionsanträge mit individuellen Budgetregeln
  • Erfassung von Krankmeldungen für eigenen Verantwortungsbereich (Freigabe durch Personalabteilung)
Mitarbeiter-Paket

Apps

  • Meine Daten
  • Urlaubsantrag
  • Belegerfassung
  • Dokumente

Funktionen

  • Elektronischer Personalfragebogen inkl. automatische Übernahme in Personalstamm
  • Adressänderungen durch Mitarbeiter
  • Bankdatenänderung durch Mitarbeiter
  • Automatische Protokollierung in die Lohndatenaufbereitung
  • Digitaler Urlaubsantrag mit individuellem Freigabeprozess
  • Upload und Freigabe von Abrechnungsdokumenten
  • Kalenderfreigabe für Mitarbeiter zur besseren Urlaubsplanung
  • Freigabe von allgemeinen Dokumenten und Formularen
  • Freigabe von vertraulichen Dokumenten mit Berechtigungsfreigabe auf Mitarbeiterebene
  • Erfassung von Belegen zu genehmigten Investitionsanträgen
  • Erfassung von Krankmeldungen für eigenen Verantwortungsbereich (Freigabe durch Personalabteilung)
Reise-Paket

Apps

  • Reiseantrag
  • Reiseerfassung
  • Datenaufbereitung für Reisekostenabrechnung

Funktionen

  • Beantragung von Reisen
  • Optional: Reiseantrag mit geschätzten Kosten
  • Reisekostenkalkulation durch Reisestelle
  • Freigabe der Reisen durch individuellen Freigabeprozess
  • Erfassung der Reisedaten
  • Erfassung von Reisebelegen (z. B. Hotel, Taxi, Bahn etc.)
  • Erfassung von Verpflegungspauschalen gemäß Reisekostengesetz
  • Erfassung von Übernachtungspauschalen gemäß Reisekostengesetz
  • Freigabe der Reisekosten durch Reisekostenstelle
  • Export für Reisekostenabrechnung
Kommunikations-Paket

Apps

  • Pinnwand
  • Geburtstage
  • Blog
  • Neue Mitarbeiter
  • Aktuelle Abwesenheiten

Funktionen

  • Social Media für Unternehmen
  • Pinnwand zur Veröffentlichung von Unternehmensnews
  • Einsicht in Geburtstagsliste (Freigabe durch Mitarbeiter)
  • Wissensmanagement per Blog-Kommunikation
  • Vorstellung neuer Mitarbeiter mit freien Vorstellungstexten
  • Tagesaktuelle Abwesenheiten (wer ist heute nicht anwesend?)

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