Senken Sie Ihre Kosten
Unsere speziell für das Outsourcing angepasste Version einer der besten Reisekostenlösungen des deutschen Marktes für mittlere Unternehmen und Einrichtungen hilft Ihnen, Reisen beliebiger Komplexität in alle Länder der Welt zu unternehmen, ohne im Nachgang an der Erfassung und der Abrechnung zu verzweifeln.
Durch das benutzerabhängige Reiseantrags-& Genehmigungsverfahren, das komplett individualisierbar ist, werden schon vor Antritt der Reise die wichtigsten Daten vom Reisenden erfasst und der gesamte Workflow revisionssicher im System abgebildet. Nach der Belegerfassung durch den Reisenden erfolgt die automatische Abrechnung und Übergabe zum Beispiel an das Entgeltabrechnungs-und ERP-System.
Die anfallenden Kosten lassen sich prozentual auf Kostenstellen und Kostenträger verteilen und direkt an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben. Der gesamte Informationsfluss rund um Dienstreisen wird dokumentiert, über Ihr E-Mail-Programm lassen sich Fristen und deren Einhaltung steuern. Der hohe Grad an Automatisierung der Prozesse stellt eine effiziente Abwicklung Ihrer Reisekostenabrechnung unter Berücksichtung sämtlicher gesetzlicher und internen Vorschriften sicher. Eine umfangreiche Controllingfunktion ermöglicht es Ihnen, beliebige Auswertungen über zum Beispiel Kostenarten, -träger, Mitarbeiter zu erzeugen.
Neben der reinen Nutzung der Reisekosten-Software über unser Rechenzentrum (ASP) bieten wir Ihnen auch im Rahmen dieses Pakets zusätzliche Services wie Reisekostenerfassung und Travelmanagement an.
Reisekostenerfassung
Dieses Fullservice-Angebot enthält alle Arbeiten von der Erfassung der Reisen bis hin zur Erstellung der entsprechenden Abrechnung durch unseren Sachbearbeiter, wie:
- Prüfung der Reise im Hinblick auf alle steuerlichen, tariflichen, firmenspezifischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Erfassung aller abrechnungsrelevanten Daten unter Anwendung aller o.g. Rahmenbedingungen
- Klärung von Fragen mit dem betroffenen Mitarbeiter/ Ansprechpartner
- Information des Auftraggebers bei allen steuerlichen und gesetzlichen Änderungen
- Abrechnung der Reisekosten im gleichen Monat bei pünktlicher & vollständiger Abgabe der Unterlagen
- Erstellung einer Abrechnung für jede Reise
- Archivierung der Belege & Abrechnung
Travelmanagement
Vom Antrag bis zur fertigen Abrechnung legen Sie Ihr Travelmanagement in die Hand von Profis.
Die eigens auf Ihr Unternehmen zugeschnittene HANSALOG Service Software ermöglicht den Reisenden eine unkomplizierte Antragstellung.Nach Angaben der einzelnen Reisewünsche laufen die Anträge unmittelbar bei HANSALOG Services auf.Die Buchungsstelle mit qualifizierten Reiseverkehrsmitarbeitern übernimmt das Erstellen von Reiseangeboten, greift dabei auf alle gängigen Buchungstools zurück.
Zudem besteht Zugriff auf Sonderkontingente eines Ticketgroßhändlers, ebenso können Verfügbarkeiten von Veranstaltern genutzt werden. Reiseprofile und individuelle Wünsche und Besonderheiten werden automatisch bei HANSALOG Services hinterlegt und beachtet; ein Verstoß gegen die Reiserichtlinie kann somit im Vorfeld ausgeschlossen werden.
Für die folgende Abrechnung ist kein umständliches Erfassen der Reisemittel mehr notwendig, diese Unterlagen liegen HANSALOG Services vor und werden automatisiert in die jeweiligen Reisen eingelesen.
Der Reisende genießt ein umfangreiches Servicepaket
- Übermittlung von alternativen Reisemöglichkeiten
- Anbindungen am Zielort mit dem ÖPNV
- automatischer Vergleich von verschiedenen Reisemitteln (Flug, Bahn, Mietwagen)
- Beschaffung der notwendigen Reisedokumente
- Hinweis auf die einzelnen Einreisebedingungen und besondere Gesundheitsvorschriften
- Platzreservierungen möglichst schon im Vorfeld
- Organisation von Transfer
- Umsteigeinformationen an Airports
- Visabeschaffung
- automatisches Erstattungsprozedere durch HANSALOG Services bei Stornierungen und Umbuchungen
- automatische Information an Hotels bei späterer Anreise
- Übermittlung von Sonderwünschen an die Leistungsträger
- Kontaktdaten zu deutschen Vertretungen am Zielort
- Hotlines der Fluggesellschaften, wenn gewünscht Online-Check-In durch HANSALOG Services im Vorfeld, Übermittlung der Bordkarte per E-Mail.
- Unterstützung im Krisenfall
HANSALOG Services übernimmt die Einkaufs-und Nachverhandlungen mit den Leistungsträgern, Steuerung der Reiserichtlinien, auf Wunsch können Buchungsmaschinen eingeführt werden. Sie erhalten individuelle, den Wünschen angepasste Reportings, die Kosten werden transparent aufgelistet.
Den Reisenden stehen direkte Ansprechpartner bei HANSALOG Services zur Verfügung, die mit Rat und Tat zur Seite stehen und den gesamten Workflow jeder Reise bestmöglich optimieren.
Die Reisekostenabrechnung erfolgt im weiteren Verlauf durch HANSALOG Services, angepasst an die jeweils unternehmensgültigen Rechtsgrundlagen. Länderspezifische Gesetze finden hier ebenso Beachtung wie das Einhalten der Reiserichtlinien.