FAQ

Fragen & Antworten zu unseren Produkten und Services

Outsourcing generell



Beantwortung Fragen

Wer beantwortet die Fragen der Mitarbeiter, wenn kein internes Entgeltwissen mehr vorhanden ist?

In diesem Fall – also beim Full-Service – beantworten wir die Fragen ihrer Mitarbeiter. Dabei müssen einige Rahmenbedingungen hinsichtlich des Datenschutzes eingehalten werden, aber die Betreuung ihrer Mitarbeiter ist in jedem Fall gewährleistet.

Unterstützung bei Prüfungen der Behörden?

Bekommen wir entsprechende Unterstützung bei Prüfungen der Behörden?

Ja, wir unterstützen in diesen Fällen sehr umfassend.

Wer spricht in Problemfällen mit den Behörden?

Wenn wir kein eigenes Entgeltwissen mehr im Hause haben, wer spricht dann in Problemfällen mit dem Finanzamt, den Sozialversicherungen oder anderen Behörden?

Bei den Full-Service-Kunden übernehmen wir diese Aufgabe.

Kosten Entgeltabrechnung

Ist die externe Erstellung der Entgeltabrechnung immer preiswerter als die interne?

Ja, das ist der Fall, zumindest bei den Kunden in den Größenordnungen, die wir betreuen. Wenn Sie nicht mindestens einige tausend Abrechnungen monatlich erstellen müssen, können Sie als mittelständische Personalabteilung nicht die Strukturen schaffen, die eine wirklich effiziente Bearbeitung möglich machen. Dabei sind insbesondere folgende Themen zu nennen: Pfändungen, Altersteilzeit, Kurzarbeit, Bescheinigungen, Auswertungen, Plankosten-Hochrechnungen und weitere ähnliche Themen. Hier ist ein Spezialanbieter eindeutig im Vorteil, nicht bei der schlichten Erfassung der Stammdaten.

Haftung für Fehler

Wer übernimmt beim Outsourcing die Haftung für Fehler beispielsweise in der Sozialversicherung?

Die Full-Service-Kunden können aufgrund mangelnden fachlichen Wissens in diesem Fachbereich die Abrechnung nicht mehr auf Richtigkeit prüfen. In diesem Fall übernehmen wir natürlich die Haftung für die durch uns verursachten Schäden.

Brauche ich noch eigenes Entgeltwissen im Hause?

Brauche ich beim Full-Service noch eigenes Entgeltwissen im Hause?

Im Grunde nicht. Bei größeren mittelständischen Betrieben ist das allerdings gewünscht, da man den Mitarbeitern weiterhin direkt die Fragen beantworten möchte, die hinsichtlich der Entgeltabrechnung entstehen. Allerdings können auch in dem Fall die Kapazitäten in diesem Wissensbereich deutlich verringert werden, was sich bei den Personalkosten natürlich auswirkt.

Gründe, die für Outsourcing bei HANSALOG Services sprechen

Bitte nennen Sie die 5 wichtigsten Gründe, warum sich Kunden für Outsourcing bei HANSALOG Services entschieden haben.

Die eine Kundengruppe – und die nimmt immer mehr zu – sind die Kunden, die von einem anderen Dienstleister zu uns kommen. Die Gründe sind meist klar. Zum einen war der mittelständische Kunde ständig im Nachteil im Vergleich zu den Großkunden des Anbieters, zum anderen sind gerade den kleinen Kunden die versteckten Kosten bzw. die ständigen Preiserhöhungen zu viel geworden. Die Leistung wird somit über die Jahre zu teuer. Die andere Gruppe entscheidet sich erstmalig für das Outsourcing der Entgeltabrechnung aus folgenden Gründen:

Unzufriedenheit mit der existierenden Abrechnungssoftware (ein neues Lizenzmodell wäre jedoch zu teuer, daher Outsourcing)

Die interne Betreuung ist durch Pensionierung oder Weggang des Sachbearbeiters nicht mehr gewährleistet.

Die Datensicherheit bei personenbezogenen Daten soll erhöht werden. Die Vorschriften des aktuellen Datenschutzgesetzes kann ein mittelständisches Unternehmen kaum noch erfüllen.

Das Wissen über die Abrechnung liegt bei nur einer Person im Hause. Diese Abhängigkeit soll vermieden werden.

Die Sachbearbeiter sollen weitere Aufgaben im Hause übernehmen. Eine neue Kraft einzustellen wäre jedoch zu teuer.

Die Personalarbeit soll modernisiert und erweitert werden. Das erfordert den Fokus der Mitarbeiter auf diese Themen. Ein Teil-Outsourcing ist dann ein guter Weg.

In einigen Fällen sind es auch die internen Kosten zur Erstellung der Entgeltabrechnung. Wenn diese Kosten deutlich zu hoch sind, dann gibt es auch Entscheidungen rein aus Kostengründen. Das ist allerdings eher die Ausnahme.

Ist Outsourcing bei Entgeltabrechnung sinnvoll?

Ist Outsourcing der Entgeltabrechnung generell sinnvoll?

Nein, das ist nicht der Fall. Etliche Faktoren spielen hier eine Rolle. Die Komplexität der Abrechnung, die Verteilung des internen Wissens hinsichtlich der Abrechnungen, die Veränderungsnotwendigkeiten bei der Technik, der Software und ggf. den Abrechnungsmodalitäten und vieles mehr.

Wer beantwortet die Fragen der Mitarbeiter, wenn kein internes Entgeltwissen mehr vorhanden ist?

In diesem Fall – also beim Full-Service – beantworten wir die Fragen ihrer Mitarbeiter. Dabei müssen einige Rahmenbedingungen hinsichtlich des Datenschutzes eingehalten werden, aber die Betreuung ihrer Mitarbeiter ist in jedem Fall gewährleistet.

Bekommen wir entsprechende Unterstützung bei Prüfungen der Behörden?

Ja, wir unterstützen in diesen Fällen sehr umfassend.

Wenn wir kein eigenes Entgeltwissen mehr im Hause haben, wer spricht dann in Problemfällen mit dem Finanzamt, den Sozialversicherungen oder anderen Behörden?

Bei den Full-Service-Kunden übernehmen wir diese Aufgabe.

Ist die externe Erstellung der Entgeltabrechnung immer preiswerter als die interne?

Ja, das ist der Fall, zumindest bei den Kunden in den Größenordnungen, die wir betreuen. Wenn Sie nicht mindestens einige tausend Abrechnungen monatlich erstellen müssen, können Sie als mittelständische Personalabteilung nicht die Strukturen schaffen, die eine wirklich effiziente Bearbeitung möglich machen. Dabei sind insbesondere folgende Themen zu nennen: Pfändungen, Altersteilzeit, Kurzarbeit, Bescheinigungen, Auswertungen, Plankosten-Hochrechnungen und weitere ähnliche Themen. Hier ist ein Spezialanbieter eindeutig im Vorteil, nicht bei der schlichten Erfassung der Stammdaten.

Wer übernimmt beim Outsourcing die Haftung für Fehler beispielsweise in der Sozialversicherung?

Die Full-Service-Kunden können aufgrund mangelnden fachlichen Wissens in diesem Fachbereich die Abrechnung nicht mehr auf Richtigkeit prüfen. In diesem Fall übernehmen wir natürlich die Haftung für die durch uns verursachten Schäden.

Brauche ich beim Full-Service noch eigenes Entgeltwissen im Hause?

Im Grunde nicht. Bei größeren mittelständischen Betrieben ist das allerdings gewünscht, da man den Mitarbeitern weiterhin direkt die Fragen beantworten möchte, die hinsichtlich der Entgeltabrechnung entstehen. Allerdings können auch in dem Fall die Kapazitäten in diesem Wissensbereich deutlich verringert werden, was sich bei den Personalkosten natürlich auswirkt.

Bitte nennen Sie die 5 wichtigsten Gründe, warum sich Kunden für Outsourcing bei HANSALOG Services entschieden haben.

Die eine Kundengruppe – und die nimmt immer mehr zu – sind die Kunden, die von einem anderen Dienstleister zu uns kommen. Die Gründe sind meist klar. Zum einen war der mittelständische Kunde ständig im Nachteil im Vergleich zu den Großkunden des Anbieters, zum anderen sind gerade den kleinen Kunden die versteckten Kosten bzw. die ständigen Preiserhöhungen zu viel geworden. Die Leistung wird somit über die Jahre zu teuer. Die andere Gruppe entscheidet sich erstmalig für das Outsourcing der Entgeltabrechnung aus folgenden Gründen:

Unzufriedenheit mit der existierenden Abrechnungssoftware (ein neues Lizenzmodell wäre jedoch zu teuer, daher Outsourcing)

Die interne Betreuung ist durch Pensionierung oder Weggang des Sachbearbeiters nicht mehr gewährleistet.

Die Datensicherheit bei personenbezogenen Daten soll erhöht werden. Die Vorschriften des aktuellen Datenschutzgesetzes kann ein mittelständisches Unternehmen kaum noch erfüllen.

Das Wissen über die Abrechnung liegt bei nur einer Person im Hause. Diese Abhängigkeit soll vermieden werden.

Die Sachbearbeiter sollen weitere Aufgaben im Hause übernehmen. Eine neue Kraft einzustellen wäre jedoch zu teuer.

Die Personalarbeit soll modernisiert und erweitert werden. Das erfordert den Fokus der Mitarbeiter auf diese Themen. Ein Teil-Outsourcing ist dann ein guter Weg.

In einigen Fällen sind es auch die internen Kosten zur Erstellung der Entgeltabrechnung. Wenn diese Kosten deutlich zu hoch sind, dann gibt es auch Entscheidungen rein aus Kostengründen. Das ist allerdings eher die Ausnahme.

Ist Outsourcing der Entgeltabrechnung generell sinnvoll?

Nein, das ist nicht der Fall. Etliche Faktoren spielen hier eine Rolle. Die Komplexität der Abrechnung, die Verteilung des internen Wissens hinsichtlich der Abrechnungen, die Veränderungsnotwendigkeiten bei der Technik, der Software und ggf. den Abrechnungsmodalitäten und vieles mehr.

HANSALOG Services GmbH



Referenzkunden

Gibt es die Möglichkeit Referenzkunden zu besuchen?

Ja, das ist sicher möglich. Viele unserer Kunden sind gerne bereit, Kollegen aus anderen Unternehmen für Fragen zur Zusammenarbeit mit HANSALOG Services zur Verfügung zu stehen. Wir geben unseren Interessenten immer zwei Referenzen. Einen Kunden, der schon über Jahre von uns betreut wird und einen Kunden, der die Umstellung idealerweise gerade erst beendet hat. Das sind zwei völlig unterschiedliche Phasen – auch hinsichtlich der Betreuung, insofern kann ein solches Gesprächsangebot ein sehr gutes und umfassendes Bild unserer Servicebereitschaft und Servicefähigkeit bieten.

Was macht HANSALOG Services aus?

Was macht HANSALOG Services aus?

Wir sind ein Spezialanbieter, der einen sehr flexiblen, persönlichen und qualitativ hochwertigen Service bietet. Die tägliche Arbeit findet vor Ort in Kundennähe statt, die Services sind auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet. Von der Entgeltabrechnung über die Zeitwirtschaft bis hin zur Personalverwaltung bieten wir eine sehr große Bandbreite im HR-Bereich an. Zudem haben wir ein eigenes Reisebüro für unsere Travel-Services-Kunden und eine Abteilung für die Vermittlung und Verwaltung von Versicherungsverträgen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung. Diese Leistungs-Bandbreite anzubieten und gleichzeitig die hohen Qualitätsansprüche unserer Kunden zu erfüllen, das ist unsere große Stärke und gleichzeitig unser wichtigstes Alleinstellungsmerkmal.

Kundengröße/ Zielmärkte

Für welche Kundengröße/ Zielmärkte bietet HANSALOG Services ihre Leistungen an?

Wir sind auf mittelständische Kunden spezialisiert, die in unterschiedlichsten Branchen vertreten sind. Unsere Abrechnungssoftware unterliegt keinen Beschränkungen hinsichtlich bestimmter Tarife. Wir beschränken uns jedoch ganz bewusst auf den Mittelstand, also auf Kunden mit bis zu 1000 Mitarbeitern. Bei diesen Kunden können wir unsere Dienstleistungs-Philosophie tatsächlich leben und diese Kunden fühlen sich wohl bei uns.

Standorte

Gibt es weitere Standorte?

Ja, die gibt es. Da wir die Rechenzentrums-Ressourcen zwar zentral in Göppingen halten, die Betreuung unserer Kunden jedoch persönlich vor Ort organisieren, haben wir früh weitere Standorte geschaffen. Neben Göppingen sind wir in Duisburg, Löhne, Neuenkirchen und München tätig.

Wie lange gibt es die HANSALOG Services schon?

Wie lange gibt es die HANSALOG Services schon?

Das Unternehmen ist bereits seit über 30 Jahren in Göppingen aktiv. Zunächst hieß das Unternehmen Göppinger Datenservice. Bis heute sind beinahe alle Kunden aus dieser Zeit bei uns geblieben!

Gibt es die Möglichkeit Referenzkunden zu besuchen?

Ja, das ist sicher möglich. Viele unserer Kunden sind gerne bereit, Kollegen aus anderen Unternehmen für Fragen zur Zusammenarbeit mit HANSALOG Services zur Verfügung zu stehen. Wir geben unseren Interessenten immer zwei Referenzen. Einen Kunden, der schon über Jahre von uns betreut wird und einen Kunden, der die Umstellung idealerweise gerade erst beendet hat. Das sind zwei völlig unterschiedliche Phasen – auch hinsichtlich der Betreuung, insofern kann ein solches Gesprächsangebot ein sehr gutes und umfassendes Bild unserer Servicebereitschaft und Servicefähigkeit bieten.

Was macht HANSALOG Services aus?

Wir sind ein Spezialanbieter, der einen sehr flexiblen, persönlichen und qualitativ hochwertigen Service bietet. Die tägliche Arbeit findet vor Ort in Kundennähe statt, die Services sind auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet. Von der Entgeltabrechnung über die Zeitwirtschaft bis hin zur Personalverwaltung bieten wir eine sehr große Bandbreite im HR-Bereich an. Zudem haben wir ein eigenes Reisebüro für unsere Travel-Services-Kunden und eine Abteilung für die Vermittlung und Verwaltung von Versicherungsverträgen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung. Diese Leistungs-Bandbreite anzubieten und gleichzeitig die hohen Qualitätsansprüche unserer Kunden zu erfüllen, das ist unsere große Stärke und gleichzeitig unser wichtigstes Alleinstellungsmerkmal.

Für welche Kundengröße/ Zielmärkte bietet HANSALOG Services ihre Leistungen an?

Wir sind auf mittelständische Kunden spezialisiert, die in unterschiedlichsten Branchen vertreten sind. Unsere Abrechnungssoftware unterliegt keinen Beschränkungen hinsichtlich bestimmter Tarife. Wir beschränken uns jedoch ganz bewusst auf den Mittelstand, also auf Kunden mit bis zu 1000 Mitarbeitern. Bei diesen Kunden können wir unsere Dienstleistungs-Philosophie tatsächlich leben und diese Kunden fühlen sich wohl bei uns.

Gibt es weitere Standorte?

Ja, die gibt es. Da wir die Rechenzentrums-Ressourcen zwar zentral in Göppingen halten, die Betreuung unserer Kunden jedoch persönlich vor Ort organisieren, haben wir früh weitere Standorte geschaffen. Neben Göppingen sind wir in Duisburg, Löhne, Neuenkirchen und München tätig.

Wie lange gibt es die HANSALOG Services schon?

Das Unternehmen ist bereits seit über 30 Jahren in Göppingen aktiv. Zunächst hieß das Unternehmen Göppinger Datenservice. Bis heute sind beinahe alle Kunden aus dieser Zeit bei uns geblieben!

Leistungen der HANSALOG Services



Brauche ich noch eine Personalabteilung?

Brauche ich als Kunde noch eine Personalabteilung, wenn ich mich für den Full-Service entscheide?

Das hängt sicher von der Größe Ihres Unternehmens ab. Für Kunden ab 100 Mitarbeiter empfehlen wir durchaus, noch entsprechendes Wissen vorzuhalten. Sowohl die Personalverwaltung und das Personalmanagement (bei größeren Mittelständlern), als auch das Vertragswesen sind wichtige Themen. Bei kleineren Kunden übernehmen wir auch zu diesen Themen die wichtigsten Aufgaben. Dann benötigen Sie kein Spezialwissen mehr im eigenen Hause.

Produktbasis

Auf welcher Produktbasis erbringt HANSALOG Services Ihre Dienstleistungen?

Natürlich nutzen wir für die Entgeltabrechnung und die Reisekostenabrechnung die bewährten Produkte aus dem Hause HANSALOG aus Ankum, bei Osnabrück. Millionen Entgeltabrechnungen werden Monat für Monat mit diesem System erstellt. Für die anderen Dienstleistungsbereiche nutzen wir allerdings auch Produkte anderer Hersteller, die wir für unsere Kunden integriert haben. Das Motto „alles aus einer Hand“ wird bei uns Realität.

Individuelle Vereinbarungen

Gibt es ausschließlich standardisierte Servicepakete oder lassen sich auch individuelle Vereinbarungen treffen?

Natürlich sind die Standard-Servicepakete nur als Orientierung zu verstehen. Im Einzelfall wird immer wieder auf besondere Rahmenbedingungen beim Kunden reagiert. Das gilt übrigens auch für die laufende Zusammenarbeit. Auch dabei sind wir sehr flexibel und reagieren schnell auf gewünschte Veränderungen.

Hotline

Wie betreut HANSALOG Services ihre Kunden? Gibt es eine Hotline?

Eine Hotline gibt es bei uns nicht. Sie werden bei uns nicht mit einem „Ticket-System“ konfrontiert. Alle Kunden haben einen Ansprechpartner, der mit Durchwahl erreichbar ist. Auch ein Stellvertreter ist bekannt, der in das monatliche Geschäft mit dem Kunden ständig involviert ist, sodass er immer die Aufgabe auch vollständig übernehmen kann. Durch unsere regionale Präsenz betreuen wir unsere Full-Service-Kunden oftmals auch vor Ort.

Software-Pakete

Kann ich bei HANSALOG Services auch nur die modernen Software-Pakete nutzen, ohne weiterführende Dienstleistungen zu beauftragen?

Ja, das können Sie. Unser Servicepaket „Professional Systemservice“ ist dafür gedacht. Hier nutzen unsere Kunden für alle oben aufgeführten Themenbereiche nur die Software im sogenannten ASP-Modus, den Rest machen Sie als Kunde selber. Und sollte mal etwas nicht klappen, sind wir natürlich trotzdem für sie da!

Übersicht angebotene Leistungen

Haben Sie eine Übersicht über alle angebotenen Leistungen?

 

Brauche ich als Kunde noch eine Personalabteilung, wenn ich mich für den Full-Service entscheide?

Das hängt sicher von der Größe Ihres Unternehmens ab. Für Kunden ab 100 Mitarbeiter empfehlen wir durchaus, noch entsprechendes Wissen vorzuhalten. Sowohl die Personalverwaltung und das Personalmanagement (bei größeren Mittelständlern), als auch das Vertragswesen sind wichtige Themen. Bei kleineren Kunden übernehmen wir auch zu diesen Themen die wichtigsten Aufgaben. Dann benötigen Sie kein Spezialwissen mehr im eigenen Hause.

Auf welcher Produktbasis erbringt HANSALOG Services Ihre Dienstleistungen?

Natürlich nutzen wir für die Entgeltabrechnung und die Reisekostenabrechnung die bewährten Produkte aus dem Hause HANSALOG aus Ankum, bei Osnabrück. Millionen Entgeltabrechnungen werden Monat für Monat mit diesem System erstellt. Für die anderen Dienstleistungsbereiche nutzen wir allerdings auch Produkte anderer Hersteller, die wir für unsere Kunden integriert haben. Das Motto „alles aus einer Hand“ wird bei uns Realität.

Gibt es ausschließlich standardisierte Servicepakete oder lassen sich auch individuelle Vereinbarungen treffen?

Natürlich sind die Standard-Servicepakete nur als Orientierung zu verstehen. Im Einzelfall wird immer wieder auf besondere Rahmenbedingungen beim Kunden reagiert. Das gilt übrigens auch für die laufende Zusammenarbeit. Auch dabei sind wir sehr flexibel und reagieren schnell auf gewünschte Veränderungen.

Wie betreut HANSALOG Services ihre Kunden? Gibt es eine Hotline?

Eine Hotline gibt es bei uns nicht. Sie werden bei uns nicht mit einem „Ticket-System“ konfrontiert. Alle Kunden haben einen Ansprechpartner, der mit Durchwahl erreichbar ist. Auch ein Stellvertreter ist bekannt, der in das monatliche Geschäft mit dem Kunden ständig involviert ist, sodass er immer die Aufgabe auch vollständig übernehmen kann. Durch unsere regionale Präsenz betreuen wir unsere Full-Service-Kunden oftmals auch vor Ort.

Kann ich bei HANSALOG Services auch nur die modernen Software-Pakete nutzen, ohne weiterführende Dienstleistungen zu beauftragen?

Ja, das können Sie. Unser Servicepaket „Professional Systemservice“ ist dafür gedacht. Hier nutzen unsere Kunden für alle oben aufgeführten Themenbereiche nur die Software im sogenannten ASP-Modus, den Rest machen Sie als Kunde selber. Und sollte mal etwas nicht klappen, sind wir natürlich trotzdem für sie da!

Haben Sie eine Übersicht über alle angebotenen Leistungen?

 

Vertragliche Rahmenbedingungen



Änderung Servicelevel

Wie schnell kann ich vertraglich vereinbarte Servicelevel verändern?

Eine Veränderung der vereinbarten Servicelevel ist jederzeit möglich. Hier sind Sie bei uns im Falle einer Reduzierung des Servicelevels nicht an die üblichen Kündigungsfristen gebunden. Im Falle einer Erhöhung des Servicelevels – beispielsweise durch einen plötzlichen Ausfall Ihrer Sachbearbeitungskapazitäten – reagieren wir sofort und übernehmen diese wichtige Aufgabe für Sie.

Preiserhöhungen

Gibt es bei jährliche Preiserhöhungen?

Unglaublich, aber wahr: Die letzte Preiserhöhung für die laufenden Gebühren gab es bei uns vor 10 Jahren. Das ist also ein durchaus langer Zeitraum mit beständigen Preisen. Wir behalten diese Preispolitik so bei, denn das ist für unsere mittelständischen Kunden ein wesentlicher Baustein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Mindestvertragslaufzeit

Muss ich mich für eine bestimmte Mindestvertragslaufzeit verpflichten?

Nein, das müssen Sie nicht. Es gibt Kunden, die darauf Wert legen, dann ist das auch für uns in Ordnung. Aber wenn Sie Verträge dieser Art lieber ohne Mindestlaufzeit vereinbaren, sind Sie bei uns richtig.

Festpreise

Wie sieht das Preismodell von HANSALOG Services aus? Werden Festpreise angeboten?

Ja, bei uns werden alle Leistungen mit Festpreisen angeboten. Das Risiko, immense Kosten schon während der Umstellungsphase tragen zu müssen, gibt es für unsere Kunden nicht.

Wie schnell kann ich vertraglich vereinbarte Servicelevel verändern?

Eine Veränderung der vereinbarten Servicelevel ist jederzeit möglich. Hier sind Sie bei uns im Falle einer Reduzierung des Servicelevels nicht an die üblichen Kündigungsfristen gebunden. Im Falle einer Erhöhung des Servicelevels – beispielsweise durch einen plötzlichen Ausfall Ihrer Sachbearbeitungskapazitäten – reagieren wir sofort und übernehmen diese wichtige Aufgabe für Sie.

Gibt es bei jährliche Preiserhöhungen?

Unglaublich, aber wahr: Die letzte Preiserhöhung für die laufenden Gebühren gab es bei uns vor 10 Jahren. Das ist also ein durchaus langer Zeitraum mit beständigen Preisen. Wir behalten diese Preispolitik so bei, denn das ist für unsere mittelständischen Kunden ein wesentlicher Baustein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Muss ich mich für eine bestimmte Mindestvertragslaufzeit verpflichten?

Nein, das müssen Sie nicht. Es gibt Kunden, die darauf Wert legen, dann ist das auch für uns in Ordnung. Aber wenn Sie Verträge dieser Art lieber ohne Mindestlaufzeit vereinbaren, sind Sie bei uns richtig.

Wie sieht das Preismodell von HANSALOG Services aus? Werden Festpreise angeboten?

Ja, bei uns werden alle Leistungen mit Festpreisen angeboten. Das Risiko, immense Kosten schon während der Umstellungsphase tragen zu müssen, gibt es für unsere Kunden nicht.

Entgeltabrechnung



Graphische Darstellung der Abläufe

Haben Sie eine graphische Darstellung der gesamten Abläufe?

Die folgende Grafik zeigt nicht nur die Inhalte der Session, sondern auch den schematischen Ablauf der Aktivitäten.

Zustellung der Abrechnung

Wie bekommen wir die Abrechnung von Ihnen zugestellt? Gibt es weitere Unterlagen, die monatlich verschickt werden?

Das „Monatspaket“ wird mit dem Kunden vereinbart. Die Abrechnungen werden meist inkl. des Doppeldrucks zum Kunden geschickt. Allerdings ist eine Zusendung der Abrechnungen an die Mitarbeiter möglich. Eine weitere Möglichkeit ist die „Selfservice-Option“, so dass die Mitarbeiter die Abrechnungen elektronisch abrufen. Eine individuelle Zusammenstellung des Monatspakets ist also durchaus sinnvoll.

Kommunikation

Wie erfolgt die Kommunikation zwischen uns und Ihrem Hause?

Das ist entsprechend einer individuellen Vereinbarung zwischen dem Ansprechpartner von HANSALOG Services und dem Ansprechpartner des Kunden zu regeln. Es gibt hier sehr unterschiedliche Kundenvorstellungen, die wir nach Möglichkeit realisieren. Das oberste Gebot ist hier jedoch immer die Datensicherheit und die Effizienz. Die Daten dürfen nur einmal eingegeben werden, ansonsten sind wir in diesem Bereich sehr flexibel.

Teil-Service

Wenn wir die Sachbearbeitung weiterhin im eigenen Hause durchführen möchten, aber trotzdem unabhängig von der einzigen Fachkraft sein möchten, ist dann der Teil-Service die richtige Wahl?

Das ist richtig. Beim Teil-Service kümmern wir uns um alle systemrelevanten Einstellungen, die richtige Schlüsselung der Lohnarten, wir führen die Echtabrechnung durch und sorgen für sämtliche Meldungen. Ihre Fachkraft gibt sämtliche Daten ein, erstellt Bescheinigungen und sorgt für eine korrekte Sachbearbeitung. Im Falle eines plötzlichen Ausfalls der Fachkraft, können wir aufgrund unserer detaillierten Kenntnisse Ihrer Abrechnungsdetails sofort die Arbeit übernehmen.

Prüfungen der Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger

Wer unterstützt uns bei Prüfungen der Finanzbehörden und der Sozialversicherungsträger?

Das machen die Spezialisten der HANSALOG Services für Sie.

Full-Service: Kontakt mit Behörden und Sozialversicherungsträgern

Wer spricht beim Full-Service mit den Behörden und Sozialversicherungsträgern?

Das machen die Spezialisten der HANSALOG Services für Sie.

Full-Service: Leistungen Kunde

Wenn ich mich für den Full-Service entscheide, was muss ich dann hinsichtlich der Entgeltabrechnung noch selber machen?

Natürlich sind wir in diesem Bereich bemüht, dass Sie so wenig wie möglich selber machen müssen. Aber es gibt doch einige Dinge, die können wir Ihnen nur schlecht abnehmen. Folgende Aktivitäten bleiben in der Regel beim Kunden:

Lieferung der monatlichen Veränderungsdaten (Stammdaten, Bewegungsdaten etc.)
Abstimmung der Änderungen im Tarifvertrag bzw. der Änderungen in der Betriebsvereinbarung mit dem zuständigen Projektleiter des Auftragnehmers
Koordinierung der Anfragen der Arbeitnehmer und Rentner (der PL des Auftragnehmers ist für die fachlich korrekte Beantwortung verantwortlich)
Freigabe sämtlicher erforderlicher Überweisungen

Servicelevel

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die folgende Grafik zeigt die wesentlichen Servicelevel. Individuelle Servicepakete sind natürlich möglich:

Haben Sie eine graphische Darstellung der gesamten Abläufe?

Die folgende Grafik zeigt nicht nur die Inhalte der Session, sondern auch den schematischen Ablauf der Aktivitäten.

Wie bekommen wir die Abrechnung von Ihnen zugestellt? Gibt es weitere Unterlagen, die monatlich verschickt werden?

Das „Monatspaket“ wird mit dem Kunden vereinbart. Die Abrechnungen werden meist inkl. des Doppeldrucks zum Kunden geschickt. Allerdings ist eine Zusendung der Abrechnungen an die Mitarbeiter möglich. Eine weitere Möglichkeit ist die „Selfservice-Option“, so dass die Mitarbeiter die Abrechnungen elektronisch abrufen. Eine individuelle Zusammenstellung des Monatspakets ist also durchaus sinnvoll.

Wie erfolgt die Kommunikation zwischen uns und Ihrem Hause?

Das ist entsprechend einer individuellen Vereinbarung zwischen dem Ansprechpartner von HANSALOG Services und dem Ansprechpartner des Kunden zu regeln. Es gibt hier sehr unterschiedliche Kundenvorstellungen, die wir nach Möglichkeit realisieren. Das oberste Gebot ist hier jedoch immer die Datensicherheit und die Effizienz. Die Daten dürfen nur einmal eingegeben werden, ansonsten sind wir in diesem Bereich sehr flexibel.

Wenn wir die Sachbearbeitung weiterhin im eigenen Hause durchführen möchten, aber trotzdem unabhängig von der einzigen Fachkraft sein möchten, ist dann der Teil-Service die richtige Wahl?

Das ist richtig. Beim Teil-Service kümmern wir uns um alle systemrelevanten Einstellungen, die richtige Schlüsselung der Lohnarten, wir führen die Echtabrechnung durch und sorgen für sämtliche Meldungen. Ihre Fachkraft gibt sämtliche Daten ein, erstellt Bescheinigungen und sorgt für eine korrekte Sachbearbeitung. Im Falle eines plötzlichen Ausfalls der Fachkraft, können wir aufgrund unserer detaillierten Kenntnisse Ihrer Abrechnungsdetails sofort die Arbeit übernehmen.

Wer unterstützt uns bei Prüfungen der Finanzbehörden und der Sozialversicherungsträger?

Das machen die Spezialisten der HANSALOG Services für Sie.

Wer spricht beim Full-Service mit den Behörden und Sozialversicherungsträgern?

Das machen die Spezialisten der HANSALOG Services für Sie.

Wenn ich mich für den Full-Service entscheide, was muss ich dann hinsichtlich der Entgeltabrechnung noch selber machen?

Natürlich sind wir in diesem Bereich bemüht, dass Sie so wenig wie möglich selber machen müssen. Aber es gibt doch einige Dinge, die können wir Ihnen nur schlecht abnehmen. Folgende Aktivitäten bleiben in der Regel beim Kunden:

Lieferung der monatlichen Veränderungsdaten (Stammdaten, Bewegungsdaten etc.)
Abstimmung der Änderungen im Tarifvertrag bzw. der Änderungen in der Betriebsvereinbarung mit dem zuständigen Projektleiter des Auftragnehmers
Koordinierung der Anfragen der Arbeitnehmer und Rentner (der PL des Auftragnehmers ist für die fachlich korrekte Beantwortung verantwortlich)
Freigabe sämtlicher erforderlicher Überweisungen

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die folgende Grafik zeigt die wesentlichen Servicelevel. Individuelle Servicepakete sind natürlich möglich:

Personalverwaltung



Unterstützungsleistungen

Bieten Sie auch Unterstützungsleistungen in den Bereichen Personalbeurteilung, Personalentwicklung, Seminarwesen und z.B. dem Bewerbermanagement?

Ja, das ist auch möglich. Allerdings sind unsere Leistungen hier immer sehr systembezogen. Sollten Sie grundsätzlich Bedarf haben, die oben genannten Themen einzuführen und benötigen dazu professionelle Hilfe, dann empfehlen wir Ihnen zunächst unsere Kooperationspartner, die ausgezeichnete Referenzen zu den jeweiligen Fachgebieten aufweisen können. Wenn die konzeptionelle Arbeit gemacht ist, setzen wir die erarbeiteten Ideen dann in der Software um.

Import Daten

Ich habe heute etliche Excel-Listen, mit deren Hilfe wir das Personal verwalten. Haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Personalverwaltung in Ihrem System anzubieten und die Daten aus den Excel-Dateien zu importieren?

Ja, das ist möglich. Unsere Personalverwaltung ist ein sehr umfassendes Tool, mit dem unsere Kunden die Mitarbeiterverwaltung äußerst effizient bearbeiten können.

Software Module

Muss ich alle Module kaufen, wenn ich z.B. nur die Personalverwaltung einsetzen möchte?

Nein, dass müssen Sie nicht. Sie bezahlen nur monatlich, was Sie auch tatsächlich nutzen.

Servicelevel Personalverwaltung

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die Personalverwaltung unterliegt nicht so strengen Reglementierungen wie die Abrechnung. Daher sind unsere Kunden in diesem Segment auch sehr individuell organisiert. Standard-Servicelevel greifen hier nicht. Die folgende Grafik ist also nur als ein Vorschlag zu sehen. Dieses Paket wird immer kundenspezifisch definiert!

Bieten Sie auch Unterstützungsleistungen in den Bereichen Personalbeurteilung, Personalentwicklung, Seminarwesen und z.B. dem Bewerbermanagement?

Ja, das ist auch möglich. Allerdings sind unsere Leistungen hier immer sehr systembezogen. Sollten Sie grundsätzlich Bedarf haben, die oben genannten Themen einzuführen und benötigen dazu professionelle Hilfe, dann empfehlen wir Ihnen zunächst unsere Kooperationspartner, die ausgezeichnete Referenzen zu den jeweiligen Fachgebieten aufweisen können. Wenn die konzeptionelle Arbeit gemacht ist, setzen wir die erarbeiteten Ideen dann in der Software um.

Ich habe heute etliche Excel-Listen, mit deren Hilfe wir das Personal verwalten. Haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Personalverwaltung in Ihrem System anzubieten und die Daten aus den Excel-Dateien zu importieren?

Ja, das ist möglich. Unsere Personalverwaltung ist ein sehr umfassendes Tool, mit dem unsere Kunden die Mitarbeiterverwaltung äußerst effizient bearbeiten können.

Muss ich alle Module kaufen, wenn ich z.B. nur die Personalverwaltung einsetzen möchte?

Nein, dass müssen Sie nicht. Sie bezahlen nur monatlich, was Sie auch tatsächlich nutzen.

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die Personalverwaltung unterliegt nicht so strengen Reglementierungen wie die Abrechnung. Daher sind unsere Kunden in diesem Segment auch sehr individuell organisiert. Standard-Servicelevel greifen hier nicht. Die folgende Grafik ist also nur als ein Vorschlag zu sehen. Dieses Paket wird immer kundenspezifisch definiert!

Travel-Services



Ansprechpartner

Haben unsere Mitarbeiter einen Ansprechpartner bei Ihnen, der sie während der Reise betreut, falls es zu Problemen kommt?

Ja, das ist immer sichergestellt. Die Mitarbeiter bekommen mit den Reiseunterlagen auch die Kontaktdaten einer Betreuerin, die in solchen Fällen mit Rat und Tat zur Seite steht.

Versand Belege

Ich habe heute etliche Excel-Listen, mit deren Hilfe wir das Personal verwalten. Haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Personalverwaltung in Ihrem System anzubieten und die Daten aus den Excel-Dateien zu importieren?

Sofern Sie nicht nur die Reisekosten-Software nutzen möchten, sondern wir quasi einen Full-Service im Bereich der Reisekosten anbieten können, werden die Belege zu uns geschickt. Wir archivieren sämtliche Belege und bewahren die Originale für Sie auf.

Erfassung Reisedaten

Wie geben die Reisenden die Eckdaten zu ihren Reisen ein?

Die Mitarbeiter greifen auf eine Maske zu, die über einen Browser zu erreichen ist. Hier tragen Sie ein wann sie das Haus verlassen haben, wann sie zurückgekehrt sind und listen die entsprechenden Belege auf. Mehr ist vom Mitarbeiter nicht notwendig.

Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung

Gibt es Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung?

Ja, wir können Schnittstellen zu jeder beliebigen FiBu bereitstellen.

Auszahlung

Muss die Auszahlung über Lohn/Gehalt erfolgen oder kann auch eine separate Auszahlung stattfinden?

Eine separate Auszahlung über die Finanzbuchhaltung ist die am häufigsten eingesetzte Lösung. Eine Auszahlung über die normale Entgeltabrechnung ist aber auch möglich.

Abrechnung

Gibt es auch mehr als eine Abrechnung pro Monat?

Ja, das ist ohne weiteres möglich.

Was spricht für diesen Servicelevel

Was sind die häufigsten Gründe, warum sich Kunden für diesen Servicelevel entscheiden?

Die Gründe sind natürlich immer unterschiedlich. Aber folgende Gründe, bzw. Ziele werden immer wieder genannt:

Transparenz hinsichtlich aller anfallenden Reisekosten

Reduzierung des internen Aufwands

Reduzierung des Reisevolumens durch die Nutzung unserer Rahmenverträge (bei vergleichbaren Projekten betrug die Kostenreduzierung 15 – 20 %)

Sicherheit hinsichtlich der Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften

Investitionssicherheit durch langfristige Preisstabilität

Bessere Betreuung der Mitarbeiter während der Reise

Brauche ich dann noch ein Reisebüro?

Brauche ich dann noch ein Reisebüro?

Nein, sofern Sie den Servicelevel „Travel-Services“ buchen, sind sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit einer Reise enthalten, inkl. aller erforderlichen Buchungen. Die HANSALOG Services hat dazu ein eigenes Reisebüro gegründet.

Servicelevel

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die folgenden Grafik soll einen kompakten Überblick über unsere Servicelevel in diesem Bereich geben:

Haben unsere Mitarbeiter einen Ansprechpartner bei Ihnen, der sie während der Reise betreut, falls es zu Problemen kommt?

Ja, das ist immer sichergestellt. Die Mitarbeiter bekommen mit den Reiseunterlagen auch die Kontaktdaten einer Betreuerin, die in solchen Fällen mit Rat und Tat zur Seite steht.

Ich habe heute etliche Excel-Listen, mit deren Hilfe wir das Personal verwalten. Haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Personalverwaltung in Ihrem System anzubieten und die Daten aus den Excel-Dateien zu importieren?

Sofern Sie nicht nur die Reisekosten-Software nutzen möchten, sondern wir quasi einen Full-Service im Bereich der Reisekosten anbieten können, werden die Belege zu uns geschickt. Wir archivieren sämtliche Belege und bewahren die Originale für Sie auf.

Wie geben die Reisenden die Eckdaten zu ihren Reisen ein?

Die Mitarbeiter greifen auf eine Maske zu, die über einen Browser zu erreichen ist. Hier tragen Sie ein wann sie das Haus verlassen haben, wann sie zurückgekehrt sind und listen die entsprechenden Belege auf. Mehr ist vom Mitarbeiter nicht notwendig.

Gibt es Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung?

Ja, wir können Schnittstellen zu jeder beliebigen FiBu bereitstellen.

Muss die Auszahlung über Lohn/Gehalt erfolgen oder kann auch eine separate Auszahlung stattfinden?

Eine separate Auszahlung über die Finanzbuchhaltung ist die am häufigsten eingesetzte Lösung. Eine Auszahlung über die normale Entgeltabrechnung ist aber auch möglich.

Gibt es auch mehr als eine Abrechnung pro Monat?

Ja, das ist ohne weiteres möglich.

Was sind die häufigsten Gründe, warum sich Kunden für diesen Servicelevel entscheiden?

Die Gründe sind natürlich immer unterschiedlich. Aber folgende Gründe, bzw. Ziele werden immer wieder genannt:

Transparenz hinsichtlich aller anfallenden Reisekosten

Reduzierung des internen Aufwands

Reduzierung des Reisevolumens durch die Nutzung unserer Rahmenverträge (bei vergleichbaren Projekten betrug die Kostenreduzierung 15 – 20 %)

Sicherheit hinsichtlich der Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften

Investitionssicherheit durch langfristige Preisstabilität

Bessere Betreuung der Mitarbeiter während der Reise

Brauche ich dann noch ein Reisebüro?

Nein, sofern Sie den Servicelevel „Travel-Services“ buchen, sind sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit einer Reise enthalten, inkl. aller erforderlichen Buchungen. Die HANSALOG Services hat dazu ein eigenes Reisebüro gegründet.

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die folgenden Grafik soll einen kompakten Überblick über unsere Servicelevel in diesem Bereich geben:

Zeitwirtschaft



Auswertungen

Können wir Auswertungen selber aus dem System erzeugen?

Sie können nach sehr kurzer Einarbeitung alle gewünschten Auswertungen aus der Software erzeugen.

Zeitbeauftragter

Brauchen wir noch einen Zeitbeauftragten?

In mittelständischen Unternehmen kommt diese Position ohnehin nur selten vor. Allerdings benötigen Sie diese Position nicht mehr. Alle Aufgaben können entweder durch die Führungskräfte Vorort, oder von unseren Spezialisten erledigt werden.

Übernahme bestehender Terminals

Wir setzen bereits eine ältere Zeitwirtschaft ein. Kann man die bestehenden Terminals übernehmen?

Das ist durchaus möglich, kann allerdings nur dann verbindlich beantwortet werden, wenn Sie uns den Hersteller nennen und uns die genauen Modellbezeichnungen geben.

Servicelevel

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die folgende Grafik soll Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Service-Pakete im Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft aufzeigen:

Können wir Auswertungen selber aus dem System erzeugen?

Sie können nach sehr kurzer Einarbeitung alle gewünschten Auswertungen aus der Software erzeugen.

Brauchen wir noch einen Zeitbeauftragten?

In mittelständischen Unternehmen kommt diese Position ohnehin nur selten vor. Allerdings benötigen Sie diese Position nicht mehr. Alle Aufgaben können entweder durch die Führungskräfte Vorort, oder von unseren Spezialisten erledigt werden.

Wir setzen bereits eine ältere Zeitwirtschaft ein. Kann man die bestehenden Terminals übernehmen?

Das ist durchaus möglich, kann allerdings nur dann verbindlich beantwortet werden, wenn Sie uns den Hersteller nennen und uns die genauen Modellbezeichnungen geben.

Welche Servicelevel gibt es in diesem Bereich?

Die folgende Grafik soll Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Service-Pakete im Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft aufzeigen:

Informationstechnologie (IT)



Übernahme bestehender Terminals

Wir möchten auch unsere Zeitwirtschaft erneuern, kann man die bestehenden Terminals übernehmen?

Das ist durchaus möglich, kann allerdings nur dann verbindlich beantwortet werden, wenn Sie uns den Hersteller nennen und uns die genauen Modellbezeichnungen geben.

Hilfe bei technischen Problemen

An wen wenden wir uns, wenn wir technische Probleme haben?

Sie können sich immer an Ihren Ansprechpartner oder auch an den Stellvertreter wenden, egal um welches Thema es sich handelt. Sie müssen nicht entscheiden, um welche Art Probleme es sich handelt.

Zugriff auf Systeme

Können wir von jedem gewünschten PC aus auf Ihre Systeme zugreifen?

Ja, das ist möglich.

Monatliche Übertragung in die FiBu

Die Daten aus der Entgeltabrechnung müssen monatlich in unsere FiBu übertragen werden. Ist das möglich?

Ja, das ist möglich, egal welche FiBu Sie einsetzen.

Übernahme Daten

Wir haben eine Zeitwirtschaft, mit der wir zufrieden sind. Können Sie die Daten daraus übernehmen?

Ja, das ist möglich.

Technisches Wissen

Brauchen wir in der Personalabteilung auch technisches Wissen?

Nein, das benötigen Sie nicht. Weder für mögliche Probleme bei den monatlichen Aktivitäten wie Echtabrechnung und aller erforderlichen Meldungen, noch für den Jahreswechsel brauchen Sie noch technisches Verständnis. Alle erforderlichen technischen Aktivitäten werden von unseren Spezialisten erledigt.

Server

Hat jeder Kunden einen eigenen Server, getrennt von allen anderen Kundeninstallationen?

Ja, das haben Sie. Für jeden Kunden, unabhängig von der Größe, wird ein separater Server aufgesetzt, um die Sicherheit zu gewährleisten, die unsere Kunden erwarten.

Sichere Verbindung

Ist die Verbindung sicher?

Es handelt sich um sogenannte VPN-Verbindungen, die als äußerst sicher einzustufen sind. Sollten Sie die hier üblicherweise eingesetzten Sicherheitsstandards erhöhen wollen, können wir die Zugänge auch mit modernen Zertifikatslösungen erweitern.

Interne IT-Abteilung

Was muss unsere interne IT-Abteilung noch machen?

Sie muss zu Beginn des Projektes lediglich mit uns gemeinsam dafür sorgen, dass über Ihre hauseigene Firewall eine sichere Verbindung zu unserem Rechenzentrum geschaffen wird. Alles andere passiert dann zwischen der Personalabteilung und unseren Spezialisten.

Eigene IT-Systeme

Benötige ich noch eigene IT-Systeme im Hause?

Nein, für die von uns bereitgestellten Softwarepakete benötigen Sie kein internes Gerät.

Wir möchten auch unsere Zeitwirtschaft erneuern, kann man die bestehenden Terminals übernehmen?

Das ist durchaus möglich, kann allerdings nur dann verbindlich beantwortet werden, wenn Sie uns den Hersteller nennen und uns die genauen Modellbezeichnungen geben.

An wen wenden wir uns, wenn wir technische Probleme haben?

Sie können sich immer an Ihren Ansprechpartner oder auch an den Stellvertreter wenden, egal um welches Thema es sich handelt. Sie müssen nicht entscheiden, um welche Art Probleme es sich handelt.

Können wir von jedem gewünschten PC aus auf Ihre Systeme zugreifen?

Ja, das ist möglich.

Die Daten aus der Entgeltabrechnung müssen monatlich in unsere FiBu übertragen werden. Ist das möglich?

Ja, das ist möglich, egal welche FiBu Sie einsetzen.

Wir haben eine Zeitwirtschaft, mit der wir zufrieden sind. Können Sie die Daten daraus übernehmen?

Ja, das ist möglich.

Brauchen wir in der Personalabteilung auch technisches Wissen?

Nein, das benötigen Sie nicht. Weder für mögliche Probleme bei den monatlichen Aktivitäten wie Echtabrechnung und aller erforderlichen Meldungen, noch für den Jahreswechsel brauchen Sie noch technisches Verständnis. Alle erforderlichen technischen Aktivitäten werden von unseren Spezialisten erledigt.

Hat jeder Kunden einen eigenen Server, getrennt von allen anderen Kundeninstallationen?

Ja, das haben Sie. Für jeden Kunden, unabhängig von der Größe, wird ein separater Server aufgesetzt, um die Sicherheit zu gewährleisten, die unsere Kunden erwarten.

Ist die Verbindung sicher?

Es handelt sich um sogenannte VPN-Verbindungen, die als äußerst sicher einzustufen sind. Sollten Sie die hier üblicherweise eingesetzten Sicherheitsstandards erhöhen wollen, können wir die Zugänge auch mit modernen Zertifikatslösungen erweitern.

Was muss unsere interne IT-Abteilung noch machen?

Sie muss zu Beginn des Projektes lediglich mit uns gemeinsam dafür sorgen, dass über Ihre hauseigene Firewall eine sichere Verbindung zu unserem Rechenzentrum geschaffen wird. Alles andere passiert dann zwischen der Personalabteilung und unseren Spezialisten.

Benötige ich noch eigene IT-Systeme im Hause?

Nein, für die von uns bereitgestellten Softwarepakete benötigen Sie kein internes Gerät.

Datensicherheit



Interne Datenschutz-Belehrung

Werden Ihre Mitarbeiter regelmäßig über dieses wichtige Thema informiert?

Jedes Jahr gibt es eine interne Datenschutz-Belehrung, durchgeführt vom Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie als Kunde die Zugangsdaten für unseren Kundenbereich haben, können Sie sich die aktuelle „Verpflichtungserklärung nach §5 Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG)“ herunterladen.

Datensicherung

Wie oft werden die Daten gesichert?

Mindestens einmal täglich werden alle Daten gesichert. Bei Kunden, die bei uns auch die Zeitwirtschaft nutzen, werden die Daten nach jedem Schichtwechsel gesichert.

Datenschutzverordnung

Halten Sie als Dienstleister alle Regelungen, die in der aktuellen Datenschutzverordnung stehen ein?

Ja, das ist bei uns der Fall.

Änderungen am Berechtigungskonzept

Wer ist für Änderungen am Berechtigungskonzept zuständig?

In der Regel der Personalleiter, bzw. der Projektleiter auf Kundenseite. Wichtig dabei ist, dass Änderungen in diesem Bereich nur schriftlich erfolgen dürfen.

Einsicht in Daten

Kann jeder zugelassene User auch alle Daten sehen?

Nein, das ist in der Regel nicht gewünscht. Bei jedem User kann sehr fein – bis auf Feldebene – entschieden werden, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf und auch wer welche Daten nur sehen darf.

Datensicherheit

Erhöht sich durch Outsourcing nicht auch generell die Gefahr, dass diese wichtigen Daten in die falschen Hände geraten?

Etliche Studien belegen mittlerweile, dass personenbezogene Daten im eigenen Hause einer größeren Missbrauchsgefahr ausgesetzt sind als wenn diese Daten außerhalb des Unternehmens verwaltet bzw. gespeichert werden. Ein absoluter Zugangsschutz ist innerhalb des Unternehmens nicht möglich – beim externen Dienstleister sind diese Daten absolut sicher vor unberechtigtem Zugriff.

Werden Ihre Mitarbeiter regelmäßig über dieses wichtige Thema informiert?

Jedes Jahr gibt es eine interne Datenschutz-Belehrung, durchgeführt vom Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie als Kunde die Zugangsdaten für unseren Kundenbereich haben, können Sie sich die aktuelle „Verpflichtungserklärung nach §5 Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG)“ herunterladen.

Wie oft werden die Daten gesichert?

Mindestens einmal täglich werden alle Daten gesichert. Bei Kunden, die bei uns auch die Zeitwirtschaft nutzen, werden die Daten nach jedem Schichtwechsel gesichert.

Halten Sie als Dienstleister alle Regelungen, die in der aktuellen Datenschutzverordnung stehen ein?

Ja, das ist bei uns der Fall.

Wer ist für Änderungen am Berechtigungskonzept zuständig?

In der Regel der Personalleiter, bzw. der Projektleiter auf Kundenseite. Wichtig dabei ist, dass Änderungen in diesem Bereich nur schriftlich erfolgen dürfen.

Kann jeder zugelassene User auch alle Daten sehen?

Nein, das ist in der Regel nicht gewünscht. Bei jedem User kann sehr fein – bis auf Feldebene – entschieden werden, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf und auch wer welche Daten nur sehen darf.

Erhöht sich durch Outsourcing nicht auch generell die Gefahr, dass diese wichtigen Daten in die falschen Hände geraten?

Etliche Studien belegen mittlerweile, dass personenbezogene Daten im eigenen Hause einer größeren Missbrauchsgefahr ausgesetzt sind als wenn diese Daten außerhalb des Unternehmens verwaltet bzw. gespeichert werden. Ein absoluter Zugangsschutz ist innerhalb des Unternehmens nicht möglich – beim externen Dienstleister sind diese Daten absolut sicher vor unberechtigtem Zugriff.

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