Travel-Management

Einfach gut gebucht!

Unsere Travel-Management Software hilft Ihnen, Geschäftsreisen beliebiger Komplexität in alle Länder der Welt zu unternehmen, ohne im Nachgang an der Erfassung und Abrechnung zu verzweifeln.

Zudem sorgt unser unternehmensinternes Reisebüro im Bereich Travel-Management dafür, dass Sie die Kosten im Zusammenhang mit Dienstreisen signifikant reduzieren. Eine Kostenreduktion in einer Größenordnung von 15 bis 20% ist ein Erfahrungswert aus unseren Projekten.

Auch für eine lückenlose Kostenkontrolle ist gesorgt: anfallende Reisekosten lassen sich prozentual auf Kostenstellen und Kostenträger verteilen und direkt an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben. Der hohe Grad an Automatisierung der Prozesse stellt dabei eine effiziente Abwicklung Ihrer Reisekostenabrechnung unter Berücksichtigung sämtlicher gesetzlicher und internen Vorschriften sicher, während der gesamte Informationsfluss rund um Ihre Dienstreisen dokumentiert wird. Eine umfangreiche Controllingfunktion ermöglicht es Ihnen zusätzlich, beliebige Auswertungen z. B. über Kostenarten und -träger zu erzeugen.

Neben der reinen Nutzung der Reisekosten-Software über unser Rechenzentrum (ASP) bieten wir Ihnen auch im Rahmen dieses Pakets zusätzliche Services wie Reisekostenerfassung und Travel-Management an.

HANSALOG Services übernimmt die Einkaufs- und Nachverhandlungen mit den Leistungsträgern und Steuerung der Reiserichtlinien. Auf Wunsch können zusätzlich Buchungsmaschinen eingeführt werden. Sie erhalten individuelle, den Wünschen angepasste Reportings, in denen die Kosten transparent aufgelistet werden.

Dem Reisenden stehen direkte Ansprechpartner bei HANSALOG Services zur Verfügung, die mit Rat und Tat zur Seite stehen und den gesamten Workflow jeder Reise bestmöglich optimieren.

Die Reisekostenabrechnung erfolgt im weiteren Verlauf durch HANSALOG Services, angepasst an die jeweils unternehmensgültigen Rechtsgrundlagen. Länderspezifische Gesetze finden hier ebenso Beachtung wie das Einhalten der Reiserichtlinien.

FAQ Travel-Services

Ihr digitaler Co-Pilot

Reisekostenerfassung

Dieses Fullservice-Angebot enthält alle Arbeiten von der Erfassung der Reisen bis hin zur Erstellung der entsprechenden Abrechnung durch unseren Sachbearbeiter:

  • Prüfung der Reise im Hinblick auf alle steuerlichen, tariflichen, firmenspezifischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen
  • Erfassung aller abrechnungsrelevanten Daten unter Anwendung aller o.g. Rahmenbedingungen
  • Klärung von Fragen mit dem betroffenen Mitarbeiter/ Ansprechpartner
  • Information des Auftraggebers bei allen steuerlichen und gesetzlichen Änderungen
  • Abrechnung der Reisekosten im gleichen Monat bei pünktlicher & vollständiger Abgabe der Unterlagen
  • Erstellung einer Abrechnung für jede Reise
  • Archivierung der Belege & Abrechnung

Travel-Management

Vom Antrag bis zur fertigen Abrechnung legen Sie Ihr Travel-Management in die Hand von Profis.

Die eigens auf Ihr Unternehmen zugeschnittene HANSALOG Service Software ermöglicht dem Reisenden eine unkomplizierte Antragstellung. Nach Angaben der einzelnen Reisewünsche laufen die Anträge unmittelbar bei HANSALOG Services auf. Die Buchungsstelle mit qualifizierten Reiseverkehrsmitarbeitern übernimmt das Erstellen von Reiseangeboten und greift dabei auf alle gängigen Buchungstools zurück.

Zudem besteht Zugriff auf Sonderkontingente eines Ticketgroßhändlers – ebenso können Verfügbarkeiten von Veranstaltern genutzt werden. Reiseprofile und individuelle Wünsche und Besonderheiten werden automatisch bei HANSALOG Services hinterlegt und beachtet; ein Verstoß gegen die Reiserichtlinie kann somit im Vorfeld ausgeschlossen werden.

Für die anschließende Abrechnung ist kein umständliches Erfassen der Reisemittel mehr notwendig, denn diese Unterlagen liegen HANSALOG Services vor und werden automatisiert in die jeweiligen Reisen eingelesen.

Der Reisende genießt ein umfangreiches Servicepaket

  • Übermittlung von alternativen Reisemöglichkeiten
  • Anbindungen am Zielort mit dem ÖPNV
  • automatischer Vergleich von verschiedenen Reisemitteln (Flug, Bahn, Mietwagen)
  • Beschaffung der notwendigen Reisedokumente
  • Hinweis auf die einzelnen Einreisebedingungen und besondere Gesundheitsvorschriften
  • Platzreservierungen möglichst schon im Vorfeld
  • Organisation von Transfer
  • Umsteigeinformationen an Airports
  • Visabeschaffung
  • automatisches Erstattungsprozedere durch HANSALOG Services bei Stornierungen und Umbuchungen
  • automatische Information an Hotels bei späterer Anreise
  • Übermittlung von Sonderwünschen an die Leistungsträger
  • Kontaktdaten zu deutschen Vertretungen am Zielort
  • Hotlines der Fluggesellschaften, wenn gewünscht Online-Check-In durch HANSALOG Services im Vorfeld, Übermittlung der Bordkarte per E-Mail
  • Unterstützung im Krisenfall

Alle Leistungen von HANSALOG Services

HR AppStore

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Mit dem innovativen HR AppStore haben Sie alle Personalmanagement-Prozesse perfekt im Blick.

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Vertrauen Sie unserem erfahrenen Team aus hochspezialisierten HR-Profis zum Thema „Personalabrechnung“.

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Travel-Services

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Volle Transparenz und Kostenkontrolle bei der Erfassung und Abrechnung Ihrer Geschäftsreisen!

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